Zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej w Danii

Jednoosobowa działalność gospodarcza, czyli po prostu firma jednoosobowa to biznes, który jest stosunkowo prosty do założenia. Aby rozpocząć tego rodzaju działalność, trzeba być rezydentem w Danii.

Mogą zdarzyć się sytuację, gdy Urząd Skarbowy nie uzna nas za firmę jednoosobową, ale za pracownika lub freelancera. Do tych wszystkich rodzajów działalności obowiązują różne przepisy podatkowe.

Działalność jednoosobową w Danii można przekształcić w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Większość firm decyduje się na ApS.

Nazwa firmy jednoosobowej

Jeśli zamierzamy rozpocząć działalność jednoosobową w Danii, trzeba wybrać unikalną nazwę dla naszej firmy. Można sprawdzić, czy nazwa jest dostępna poprzez rejestr firm (CVR). Unikatowa nazwa jest bardzo ważna, gdyż wniosek o zarejestrowanie firmy może zostać odrzucony, jeśli wybierzemy już istniejącą nazwę.

Adres firmy

Do rozpoczęcia działalności jednoosobowej niezbędny będzie adres firmy. Na początku wielu przedsiębiorców korzysta z adresów prywatnych, gdyż często nie mają zewnętrznego biura. Ogółem, użycie adresu prywatnego jest zatwierdzane przez władze.

Wybór daty rozpoczęcia działalności

Wyznaczenie daty rozpoczęcia działalności gospodarczej jest również ważny. Warto wybrać strategiczną datę, która pozwoli zaoszczędzić na raportach i księgowości. Przykładowo, jeśli wybierzemy datę rozpoczęcia działalności 31 grudnia, wtedy trzeba będzie złożyć deklarację VAT za czwarty kwartał, jak i deklarację podatkową i raport za cały rok, nawet jeśli był to tylko 1 dzień działalności. Strategiczną datą byłby 1 stycznia, 1 kwietnia, 1 lipca lub 1 października.

Jeżeli składamy wniosek o zarejestrowanie jednoosobowej firmy z datą przyszłą, trzeba będzie poczekać do daty początkowej z wnioskiem o konto bankowe.

Kod działalności

Przy zakładaniu firmy jednoosobowej konieczne będzie znalezienie kodu działalności (branchekode). Jest to kod, który opisuje rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej.

Wniosek o rejestrację działalności w VIRK

Gdy zostaną zebrane wszystkie wymagane informacje, należy złożyć wniosek do VIRK, aby włączyć swoją działalność. Do zalogowania potrzebny będzie identyfikator NemID. Jeżeli dopiero przeprowadziliśmy się do Danii, trzeba go będzie uzyskać przed zarejestrowaniem firmy w VIRK.

Gdy wniosek o zarejestrowanie firmy zostanie złożony, trzeba poczekać kilka dni na uzyskanie numeru rejestracyjnego firmy, czyli CVR. Jest to unikalny 8-cyfrowy numer identyfikujący firmę.

System księgowy

Gdy rozpoczynamy działalność gospodarczą, jednocześnie pojawiają się faktury, które należy utrzymywać w porządku. Wiele firm rozpoczyna ewidencjonowanie faktur w programie EXCEL, należy jednak pamiętać, że nie jest on odpowiednim rozwiązaniem i konieczne będzie posiadanie prawdziwego oprogramowania księgowego.

Najczęściej używanym systemem księgowym w Danii jest e-conomic. Oferuje on rozmaite funkcje dla księgowych, na przykład raportowanie oraz kontrolę. Miesięcznie za e-conomic płaci się 129 DKK z licencją “startup”. Faktura wystawiana jest kwartalnie. Moduł skanujący kosztuje 59 DKK za miesiąc, umożliwia on skanowanie rachunków i faktur do systemu e-conomic za pomocą smartfona.

Odliczenia w firmie jednoosobowej

Każdy koszt związany z firmą można odliczyć, więc warto upewnić się, że faktury wystawione są na firmę. Przy zakupach w UE należy pamiętać, aby podać numer VAT, aby faktura została wystawiona z odwrotnym obciążeniem.

E-Boks

W Danii komunikacja z rządem odbywa się za pomocą strony internetowej o nazwie e-boks. Rząd wymaga rejestracji, a do zalogowania się i utworzenia konta jest potrzebny identyfikator NemID. E-boks to skrzynka odbiorcza, która zawiera wszystkie wiadomości od rządu. Wiadomości od Urzędu Skarbowego nie będą więc trafiały na prywatną skrzynkę firmy, ale na e-boks.

Dostęp do SKAT Erhverv

Dostęp do strony internetowej Urzędu Skarbowego SKAT Erhverv otrzymujemy automatycznie wraz z firmowym numerem CVR. Jest to strona, na której m.in składa się deklarację VAT i podatki pracownicze.

Dostęp do SKAT Borger

Strona, na której należy zadeklarować podatek dochodowy od osób fizycznych, nazywa się SKAT Borger.

NemKonto

Przy prowadzeniu działalności gospodarczej w Danii potrzebne będzie tzw. NemKonto, czyli zwykłe konto bankowe firmy, z którego korzysta się w przypadku zwrotu podatku VAT od rządu. Bank zazwyczaj automatycznie rejestruje konto bankowe firmy jako NemKonto, ale w razie czego warto się upewnić, czy na pewno zostało to zrobione. Jako NemKonto może funkcjonować też konto Revolut, jeśli przesłane zostaną informację dotyczące korzystania z zagranicznego konta.

Otwieranie konta bankowego dla firmy jednoosobowej

Gdy nadany zostanie numer CVR, wtedy można złożyć wniosek o otwarcie konta bankowego dla firmy. Proces może być trudny i bardzo możliwe, że początkowo spotkamy się z odmową ze strony wielu banków, dlatego warto przygotować się na trudności. Przed wizytą w banku warto przygotować:
- Biznesplan
- Budżet zysków i strat
- Budżet przepływów pieniężnych
- Budżet bilansowy
- Budżet prywatnych wydatków

Bank będzie wtedy miał jasny obraz sytuacji firmy.

O konto bankowe można aplikować bezpośrednio online w dużych bankach w Danii, takich jak Nordea, Danske Bank oraz Nykredit.

Ogółem konto bankowe jest łatwiej uzyskać, jeśli prowadzimy firmę od 3-6 miesięcy i możemy zaprezentować pierwszy raport finansowy. Wtedy bank zapozna się z transakcjami, jakie dotyczą firmy. Niechęć banku do otwierania kont wynika z obaw o pranie brudnych pieniędzy, więc gdy firma może pokazać, jakie ma transakcje, banki chętniej zdecydują się na otwarcie konta firmowego.

Rozpoczynanie działalności bez konta bankowego

Nie zaleca się korzystania z konta prywatnego w celach firmowych, ponieważ wielu przedsiębiorców jest zmuszonych później je zamknąć, a bank wydaje tylko jedno ostrzeżenie. Zaleca się korzystanie z Revolut przez 3-6 miesięcy, gdyż są bardziej elastyczni. Revolut nie jest duńskim bankiem, jest to bank internetowy, który oferuje usługi bankowe na poziomie międzynarodowym.

Nie jest to idealne rozwiązanie, gdyż klienci będą musieli na konto bankowe robić przelewy IBAN lub SWIFT, ale na początek jest to dobre wyjście. Za koszty firmy będzie można zapłacić przyznaną kartą MasterCard. Gdy będzie potrzebny terminal płatniczy, Revolut również może go zapewnić dla naszej działalności.