Raport kasowy to nie jest to samo, co drukowany raport sprzedaży z kasy. Raport kasowy polega na udokumentowaniu ilości gotówki, która w ciągu dnia przepłynęła przez kasę (rano i wieczorem) - ile pieniędzy wpłynęło i ile wyszło z kasy. Raport kasowy należy sporządzać, gdy otrzymuje się płatności gotówkowe od klientów. Wymaga tego prawo.
Aby stworzyć raport kasowy, trzeba zebrać wszystkie rachunki z danego dnia obejmujące płatności gotówkowe od klientów i na rzecz klientów. Pozwala to udokumentować dzienny przepływ gotówki. Warto użyć Excela, aby prowadzić w nim dzienny raport kasowy.
Jeżeli nie prowadzimy raportów kasowych, możemy napotkać konsekwencje prawne w przypadku kontroli. Urząd Skarbowy może odrzucić całą księgowość i wycenić sprzedaż według własnego uznania. Zgodnie z prawem, trzeba przygotować raport, choć w zależności od firmy można wybrać inny przedział do zgłoszenia sprzedaży. Większość firm decyduje się jednak na codzienne raporty kasowe, zwłaszcza jeśli są to sklepy.
Początek dnia w raporcie kasowym
W raporcie kasowym, jeżeli zaczynamy dzień z 500 DKK gotówki w kasie, trzeba to zaznaczyć w raporcie kasowym jako “gotówka na początku dnia”. Po zakończeniu dnia należy obliczyć sprzedaż gotówkową i zapisać przychody. Czasami sprzedaż będzie pomieszana, jeśli chodzi o płatność kartą i gotówką. Wtedy należy uwzględnić ją w kolumnie przychodów. Podobnie uwzględnia się inne środki pieniężne, na przykład środki prywatne, które musieliśmy dołożyć do kasy, gdyż kwota, która się w niej znajdowała, nie wystarczyła na spłatę klienta.
Saldo gotówkowe
Saldo gotówkowe koryguje się, określając sumę pieniędzy, jaka została przeniesiona do banku. Używa się do tego dokumentu zwanego sumą transakcji, drukowanego z terminala do obsługi kart. Wtedy można dopisać kwotę do raportu i zrównoważy ona sumę gotówkową.
Wykaz wydatków gotówkowych
Następnym krokiem jest wykaz poniesionych wydatków gotówkowych. Chodzi na przykład o zakup potrzebnych przedmiotów za gotówkę w ciągu dnia. Są to zwykle małe koszty, gdyż te duże typu czynsz i media płaci się za pośrednictwem internetowego konta bankowego, więc nie są częścią raportu kasowego. W raporcie kasowym uwzględniamy więc kupione za gotówkę rzeczy w ciągu danego dnia.
Koniec dnia w raporcie kasowym
Po wymienieniu wydatków gotówkowych należy obliczyć sumę na koniec dnia. Do kwoty, od której zaczęliśmy dzień, dodajemy całą sprzedaż oraz dodatkowe środki pieniężne, następnie odejmujemy to, co zostało już przelane do banku i od otrzymanej kwoty odejmujemy opłacone gotówką wydatki. Kwota, którą otrzymamy, jest kwotą, którą kończymy dzień i należy ją zadeklarować jako “gotówka pod koniec dnia”.
Urząd skarbowy wymaga od nas dokumentacji, że faktycznie posiadamy tyle pieniędzy, ile wyszło nam pod koniec dnia, dlatego należy je przeliczyć i zapisać, zwracając uwagę na ilość banknotów i monet.
Różnica w raporcie kasowym
Zdarza się, że wychodzi, że mamy mniej lub więcej pieniędzy niż w raporcie kasowym. Nazywa się to po prostu różnicą i zwykle pojawia się, gdy klient zapłaci za dużo, lub gdy my za dużo wydamy. Różnice w gotówce zostaną wyłapane podczas liczenia pieniędzy. Różnicę wpisujemy w raport na kolejny dzień jako “różnice gotówkowe z wczoraj”. Następnego dnia będzie widniało to w raporcie, więc różnice uwzględniamy w kwocie, z jaką zaczynamy dzień.
POTRZEBUJESZ KSIĘGOWOŚCI?
POTRZEBUJE WYCENY:
Staramy się szanować naturę. Ograniczamy więc drukowanie papieru oraz generowanie śladu węglowego.
