Przesyłanie faktur w duńskiej księgowości w Danii

Przesyłanie faktur w duńskiej księgowości

Aby przesłać faktury do księgowości, jest kilka sposobów. Jednym z najbardziej polecanych jest skanowanie faktur i przesyłanie ich bezpośrednio do systemu księgowego za pomocą aplikacji lub przesyłanie ich drogą mailową do księgowego. Zazwyczaj firmy wysyłają faktury co miesiąc. Niektóre małe firmy robią to co 3 miesiące, gdy mają mało faktur miesięcznie. Preferowane jest jednak dostarczanie faktur co miesiąc.

Aplikacje do przesyłania faktur

E-conomic, to aplikacja, w której można zrobić zdjęcie faktury telefonem i przesłać je za jej pośrednictwem do systemu księgowego.

Podobnie działa aplikacja Dinero, też polega na robieniu zdjęcia faktury i wysyłaniu ich za pomocą aplikacji do księgowości.

Billy’s Billing również oferuje aplikację, za której pośrednictwem można wysłać faktury do systemu księgowego, robiąc przed tym zdjęcia dokumentów.

Inne rozwiązania

Gdy nie chcemy korzystać z aplikacji, można zapisać faktury w folderze dropbox i udostępnić go księgowemu, lub po prostu przesłać je drogą mailową. Oczywiście można zawsze osobiście dostarczyć faktury do księgowego lub posłużyć się tradycyjną pocztą i wysłać je pod odpowiedni adres. Wysyłając faktury kurierem, warto zawsze wybrać opcję śledzenia paczki.

Dokumenty przesyłane do księgowania

Rodzaj dokumentów, jakie przesłać należy do księgowania, zwykle zależy od rodzaju działalności. Najczęściej są to:
- Faktury sprzedaży
- Paragony za mniejsze zakupy
- Faktury za dostawy
- Wyciągi bankowe
- Raport kasowy (jeśli firma otrzymuje płatności gotówkowe od klientów).

Faktury sprzedaży

Jeśli faktury zostały wystawione za pomocą aplikacji e-conomic, Dinero lub Billy’s Billing, wtedy trafiły bezpośrednio do księgowości i księgowy powinien mieć do nich dostęp. Jeżeli przedsiębiorca nie korzysta z aplikacji, może wysłać księgowemu faktury w formacie PDF i wtedy zostaną zaksięgowane w systemie księgowym.

Paragony za mniejsze zakupy

Wszystkie paragony też powinny trafić do księgowości, nawet te za małe zakupy dokonane w sklepach czy też na stacjach benzynowych, nawet jeśli nie są one fakturą. SKAT zazwyczaj przyjmuje paragony, o ile kwoty na nich są stosunkowo niewielkie. Według prawa należy posiadać faktury za wszystkie koszty wystawione na firmę. Czasami nie jest to jednak możliwe, aby uzyskać fakturę. Warto wtedy zapłacić kartą firmową, dzięki czemu płatność będzie widniała na wyciągu bankowym, a SKAT nie będzie miał wątpliwości, że to my zapłaciliśmy za te zakupy.

Faktury za dostawy

Do księgowości powinny trafić wszystkie faktury za dostawy. Są to wydatki, jakie ponieśliśmy, a dostawca wystawił fakturę. Teoretycznie, za każdy koszt należy mieć wystawioną fakturę i musi ona zostać wystawiona na firmę.

Wyciągi bankowe

W księgowości potrzebne są również wyciągi bankowe, które wykażą wszystkie transakcje na koncie, takie jak depozyty i płatności. Wyciąg można przesłać księgowemu jako plik Excel lub CSV, prosto z bankowości internetowej.

Raport kasowy i płatności gotówkowe

Klienci, którzy dokonują transakcji gotówkowych, zwykle występują w sklepach i w restauracjach, gdzie płacą gotówką. Po tym, jak firma otrzyma gotówkę od klientów, musi sporządzić raport kasowy, który następnie powinien trafić do księgowości.

Raport kasowy pokazuje, z jaką kwotą w kasie firma zaczęła dzień rano i ile pieniędzy zostało w kasie w godzinach zamknięcia. Dzięki temu wiemy, ile pieniędzy w ciągu dnia wpłynęło i wyszło z kasy. Zgodnie z prawem należy sporządzać codzienny raport kasowy, ale w zależności od rodzaju działalności można wybrać inny przedział czasowy, o ile transakcje będą odpowiednio udokumentowane. Większość firm decyduje się na raporty codzienne, zwłaszcza sklepy.

W przypadku kontroli podatkowej, gdy SKAT stwierdzi, że sprzedaż nie została zgłoszona, może odmówić przyjęcia księgowości bez raportu kasowego, a to może nieść ze sobą poważne konsekwencje. Zwłaszcza jeśli SKAT oszacuje, że sprzedaż była znacznie wyższa, niż w rzeczywistości. W takiej sytuacji sprzeciw może być trudny, jeśli nie mamy dowodów w postaci raportów kasowych.