Freelancer, samozatrudniony i pracownik w Danii

Bycie freelancerem, osobą samozatrudnioną oraz pracownikiem to trzy różne rzeczy. Freelancer nie ma planów, aby zbudować firmę z pracownikami, posiadać własne biuro i rzeczy, które zwykle pojawiają się w firmach osób na samozatrudnieniu. Będąc samozatrudnionym, jest się “osobą prowadzącą działalność gospodarczą”, a ta prowadzona działalność to “firma jednoosobowa”. Będąc samozatrudnionym, można zatrudniać własnych pracowników, tylu, na ilu stać firmę.

Freelancerzy

Freelancer to “zespół jednoosobowy”, którego dochód w Danii nazywany jest “honorar”. Jest to dochód, który nie jest ani pensją, ani sprzedażą, jaką miałaby działalność jednoosobowa. Dla freelancerów nie ma określonej branży, nie ma więc znaczenia, czy są to programiści, konsultanci czy projektanci. Koszty freelancera są zwykle niewielkie, podobnie jak ryzyko finansowe.

Dochód freelancera określany jest jako dochód B, podobnie jak w przypadku samozatrudnienia. Prawdziwy freelancer nie jest samozatrudniony, mimo że dochód i podatek określa się literą B. Informuje ona urząd skarbowy, że nie jest to dochód uzyskany z normalnej pracy (taki określa się literą A). Freelancerzy mogą spotkać się z trudnościami, jeśli chodzi o umieszczanie ich w rubrykach w odniesieniu do opodatkowania i obowiązków w zakresie księgowości i podatku VAT.

Jeśli freelancer posiada umowę ze swoim klientem i jest przekonany, że jest freelancerem, w Danii nie może odmówić bycia pracownikiem, nawet jeśli umowa była podpisana jako freelancer. Zawsze warto więc dowiedzieć się, co dokładnie tyczy nas, jeśli pracujemy jako freelancer.

Aby rozpoznać różnicę pomiędzy pracownikiem, freelancerem i samozatrudnionym, można rozważyć 3 scenariusze:

1. Freelancer uważany za pracownika
- Dzieje się tak, gdy spełnione są określone kryteria, a właściwie ocena przypadku
- Jest pracodawca, z którym freelancer ma umowę w toku, bez określonego terminu.
- Pracodawca podaje instrukcje wykonania pracy i kontroluje wykonywaną pracę, ponadto wskazuje, jakiego sprzętu lub programu należy użyć.
- Do wykonania pracy freelancer nie może zatrudnić własnych pracowników i nie ponosi ryzyka finansowego.
- Bez względu na to, co się stanie, otrzyma wynagrodzenie i nie ponosi kosztów związanych z wykonaniem pracy. Na dokumentach używana będzie nazwa firmy pracodawcy.
- Pracodawca ustala urlop i godziny pracy freelancera.
- Umowa zawsze jest zawarta bez określonego terminu i przewiduje okres wypowiedzenia.
- Wynagrodzenie wypłacane jest za godzinę, za tydzień lub za miesiąc.
- Pracodawca pokrywa wszystkie koszty związane z wykonywaną pracą, opłaca ubezpieczenie, urlop itd.

Jeśli freelancer jest uważany za pracownika, otrzyma odcinek wypłaty i nie powinien wtedy fakturować swojej pracy. Wtedy klient freelancera jest jego pracodawcą, a freelancer jego pracownikiem. Otrzymywany dochód jest dochodem A, podobnie w przypadku podatku - pracownik płaci podatek A. Podatek A pobierany jest przez pracodawcę i odprowadzany do urzędu skarbowego. Freelancer ma wtedy też typowe korzyści z bycia pracownikiem (np. związane z urlopem).

Pracownicy nie odliczają kosztów w dochodach osobistych - czyli jeśli freelancer poniesie koszty jako pracownik, nie mogą one być odliczane tak, jak w firmie, ale będą uważane jako koszty zatrudnienia. Wartość odliczenia będzie niższa, niż w firmach, gdyż koszty można odliczyć w dochodach podlegających opodatkowaniu, a nie w dochodach osobistych. W 2021 pierwsze 6500 DKK rocznie nie może być odliczone, a koszty muszą być związane bezpośrednio z uzyskanymi dochodami od pracodawcy.

Deklaracja powiązanych kosztów ma miejsce w zeznaniu podatkowym w polu kosztów pracownika nr. 58, dochód deklarowany jest w polu dla wynagrodzeń nr 11. Nie używa się pól dla jednoosobowych działalności.

Niezależnie od wielkości uzyskanego dochodu, freelancer uznawany za pracownika nie będzie musiał płacić podatku VAT. Nie musi też zajmować się księgowością.

2. Freelancer nieuważany za pracownika, ani za samozatrudnionego. W tej sytuacji jest to “prawdziwy freelancer”, znajdujący się pomiędzy byciem pracownikiem i samozatrudnionym. Kryteria zależą od sytuacji, trzeba więc spojrzeć na szerszy obraz.

Kryteria, które określają bycie “prawdziwym freelancerem” to:
- Posiadanie więcej niż 1 klienta.
- Posiadanie ryzyka finansowego.
- Brak zamiaru prowadzenia dużej firmy.
- Zatwierdzanie umowy na różnych warunkach w zależności od klienta.
- Sprzedaż krótkoterminowych i zdefiniowanych projektów.
- Praca ma ograniczone ramy czasowe i nie jest w toku.
- Freelancer decyduje, jak wykonuje swoją pracę.
- Freelancer decyduje, jakiego sprzętu i programów użyć.
- Freelancer decyduje o godzinach pracy.
- Klient nie kontroluje pracy freelancera.
- Klient nie instruuje freelancera, jak ma wykonywać swoją pracę.
- Freelancer Otrzymuje zapłatę, gdy projekt lub rezultaty zostaną dostarczone.
- Freelancer używa własnej nazwy „firmy” na pracach i dokumentach dostarczanych klientowi.
- Freelancer jest odpowiedzialny za pokrycie kosztów biura, materiałów biurowych, komputera, telefonu itp.
- Freelancer może również pracować dla innych klientów.
- Freelancer może zatrudnić pracowników, jeśli chce.
- Freelancer tworzy reklamy, aby zdobyć nowe projekty.
- W przypadku popełnienia błędu może wystąpić odpowiedzialność cywilna.
- Freelancer jest zarejestrowany jako płatnik VAT.
- Freelancer nie ma płatnego urlopu, a także nie otrzymuje wynagrodzenia w przypadku choroby.
- Freelancer decyduje, kiedy ma urlop,
- Umowa może zostać rozwiązana bez wypowiedzenia (oczywiście większość umów ma okres wypowiedzenia, ale brzmienie nie może być takie jak w umowie o pracę).

Freelancer może odliczyć od dochodu swoje koszty, nie mogą one jednak przekroczyć dochodu. Nie można kończyć roku z deficytem. Dochód powinien zostać zadeklarowany przez firmę, która wypłaca honorar w polu 12 na zeznaniu podatkowym. Jeśli firma nie zadeklaruje tej opłaty, kwotę należy wpisać w polu 15.

Koszt deklaruje się w polu 29 na zeznaniu podatkowym i trzeba go szczegółowo udokumentować.

Freelancer często jest zmuszony, aby płacić podatek VAT. Jeśli dochód przekroczy 50 000 DKK w rok, wtedy wszystkie dochody będą podlegać pod podatek VAT. Należy więc w takim przypadku przestrzegać przepisów dotyczących VAT.

Sprzedaż, którą freelancer osiągnął przed progiem 50 000 DKK, będzie również opodatkowana podatkiem VAT. W tym przypadku podatek VAT wyniesie 20% (zwykle stawka VAT wynosi w Danii 25%) i należy go opłacić za poprzednią sprzedaż.

Są zawody, w których nie trzeba opłacać podatku VAT, nawet gdy sprzedaż przekroczy 50 000 DKK w rok. Należą do nich::
- aktorzy
- muzycy
- artyści
- dziennikarze
- blogerzy
- mówcy
- pisarze
- tłumacze.

Warto pamiętać, że mogą być wyjątki, dlatego warto przed rozpoczęciem działalności to sprawdzić.

3. Freelancer uznawany za samozatrudnionego

Freelancer staje się osobą samozatrudnioną, gdy ryzyko finansowe wzrasta i działania zaczynają bardziej przypominać prawdziwy biznes. Pojawia się zamiar posiadania biura i zatrudniania pracowników. Zasady są podobne, jak w scenariuszu 2, tylko wszystko jest bardziej zaawansowane i bardziej przypomina prawdziwą firmę. Firma, którą prowadzi się z osobistą odpowiedzialnością jako osoba zatrudniona, nazywana jest jednoosobową działalnością gospodarczą.

Jednoosobowa działalność gospodarcza w Danii

W Danii działalność jednoosobowa prowadzona przez osobę samozatrudnioną. Zwykle, tego rodzaju firma musi zarejestrować się jako podatnik VAT, jeśli oczekuje się, że w ciągu roku jej sprzedaż przekroczy 50 000 DKK.

Właściciel firmy jednoosobowej prowadzi firmę, aby generować zysk i typowe koszty związane z prowadzeniem firmy (wynajem biura, komputery, sprzęt, marketing). Osoby samozatrudnione ponoszą większe ryzyko finansowe niż freelancerzy, w stosunku do swoich klientów. Nie ma jednak określonej kwoty, aby sprecyzować to ryzyko.

Kryteria, które określają firmę jednoosobową, są następujące:
- Firma ma więcej niż 1 klienta;
- Firma zawiera umowy na różnych warunkach w zależności od klienta.
- Firma sprzedaje krótkoterminowe i zdefiniowane projekty;
- Praca jest ograniczona czasowo i nie jest w toku;
- Właściciel firmy decyduje jak wykonywać swoją pracę;
- Właściciel firmy decyduje o godzinach pracy;
- Właściciel firmy decyduje, jakiego sprzętu i programów użyć;
- Klient nie instruuje właściciela firmy, jak ma wykonywać swoją pracę;
- Klient nie kontroluje pracy właściciela firmy;
- Właściciel firmy otrzymuje zapłatę, gdy projekt lub rezultaty zostaną dostarczone;
- Właściciel używa własnej nazwy „firmy” na pracach i dokumentach dostarczanych klientowi;
- Właściciel firmy jest odpowiedzialny za pokrycie kosztów biura, materiałów biurowych, komputera, telefonu itp.;
- Właściciel firmy może pracować dla innych klientów;
- Właściciel firmy może zatrudnić pracowników
- Istnieje ryzyko finansowe, jeśli np. popełnione zostaną błędy i/lub projekt zostanie dostarczony zbyt późno;
- Właściciel firmy tworzy reklamy, aby zdobyć nowe projekty;
- W przypadku popełnienia błędu może wystąpić odpowiedzialność cywilna;
- Właściciel jest zarejestrowany jako płatnik VAT;
- Nie oferuje się płatnego urlopu, a także nie otrzymuje się wynagrodzenia w przypadku choroby;
- Właściciel firmy decyduje, kiedy jechać na wakacje;
- Umowę można rozwiązać bez wypowiedzenia

Właściciel firmy jednoosobowej, jak i freelancer, musi przestrzegać przepisów dotyczących rachunkowości.

Ryzyko, jeśli klient/pracodawca nie wie, czy jesteśmy freelancerem, pracownikiem czy samozatrudnionym, może pojawić się w kwestii podatków (jeśli powinien był zapłacić podatek dochodowy za nas), jak i w kwestii kar za nieprzestrzeganie przepisów (jeśli nie zapewni odpowiedniej umowy, naruszy ustawę urlopową itp).

Gdy nie ma się pewności, czy prowadzona przez nas działalność to freelancer, pracownik czy samozatrudnienie, należy to ustalić, zwykle z pomocą urzędu skarbowego. Urząd skarbowy może wydać pisemne potwierdzenie o tym, jaki typ działalności nas dotyczy. Koszt to 400 DKK.

Wiele z tych roszczeń może wyjść na jaw przez nas, np. za brak umowy o pracę, nieotrzymanie urlopu czy bezprawne wypowiedzenie.

Jeżeli jako firma jednoosobowa, zostały odliczone koszty w dochodach osobistych, to będą one odliczane zgodnie z innym zestawem zasad podatkowych, zmniejszających wartość odliczenia podatkowego. Jeśli został zadeklarowany deficyt, zamiast tego zostanie wpisany dochód zerowy, a właściciel otrzyma rachunek podatkowy.

PMV w Danii

Istnieje możliwość prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej tak małej, że nie musi płacić podatku VAT w Danii. Dzieje się tak, gdy sprzedaż jest niższa niż 50 000 DKK w okresie 12 miesięcy.

Firmę należy zarejestrować i wtedy mamy do czynienia z mini-wersją firmy jednoosobowej o nazwie PMV (Privat Mindre Virksomhed), z której można skorzystać, gdy zamierza się zarejestrować firmę, ale sprzedaż, której się oczekuje, nie będzie wyższa niż 50 000 DKK w ciągu roku.

W przypadku, gdy istnieje możliwość, że sprzedaż przekroczy poziom 50 000 DKK, dobrym wyjściem będzie rejestracja od samego początku jako płatnik VAT. Zaleca się to, ponieważ sprzedaż przed osiągnięciem 50 000 DKK będzie również podlegała pod opodatkowanie podatkiem VAT. Będzie to 20%, które będzie trzeba zapłacić za całą poprzednią sprzedaż.

Firma PMV otrzymuje numer CVR, nie ma wymogu rejestracji w VAT. PMV można przekształcić w jednoosobową działalność gospodarczą, zachowując ten sam numer CVR i jednocześnie zarejestrować się jako płatnik VAT.