Dansk skattaráðgjöf og fulltrúi í Danmörku

Hvað felst í dönsku skattafulltrúasambandi?

Dönsk skattafulltrúasamband felur í sér formlegt umboð þar sem danskur aðili tekur að sér að annast samskipti við dönsku skattyfirvöldin (Skattestyrelsen) fyrir hönd erlends fyrirtækis. Þetta á einkum við um virðisaukaskatt (moms), en getur einnig náð til annarra skatta- og skráningarskyldna sem tengjast starfsemi fyrirtækisins í Danmörku, svo sem skattskyldu vegna sölu á vöru og þjónustu, fjarsölu til dönskra neytenda og innflutnings.

Í reynd þýðir þetta að danskur skattafulltrúi verður skráður formlegur tengiliður fyrirtækisins gagnvart Skattestyrelsen. Hann sér um að stofna og viðhalda dönsku VSK-númeri (CVR-/SE-númeri eftir atvikum), skrá réttar upplýsingar um starfsemina, tryggja að virðisaukaskattur sé reiknaður á réttum skatthlutföllum og að skil séu gerð á réttum tíma. Almenn VSK-prósenta í Danmörku er 25% og gildir hún fyrir flestar vörur og þjónustu, þar sem undanþágur eru tiltölulega afmarkaðar.

Skattafulltrúasambandið byggist á skriflegu umboði þar sem skilgreint er hvaða verkefni fulltrúinn annast. Í flestum tilvikum felur það í sér:

• umsókn um dönsku VSK-skráningu og aðrar nauðsynlegar skráningar
• regluleg skil á VSK-skýrslum (momsangivelse) innan lögboðinna fresta
• útreikning og greiðslu virðisaukaskatts til dönsku skattyfirvaldanna
• umsjón með leiðréttingum, endurgreiðslum og innheimtu VSK
• samskipti við Skattestyrelsen, þar á meðal svör við fyrirspurnum og þátttöku í eftirlitsferlum

Fyrirtækið heldur áfram að bera endanlega ábyrgð á réttum upplýsingum og greiðslu skatta, en danski skattafulltrúinn ber faglega og lagalega ábyrgð á því að sinna þeim verkefnum sem honum eru falin samkvæmt dönskum reglum. Þetta felur meðal annars í sér að fylgjast með breytingum á dönskum skattalögum, reglugerðum og framkvæmd, svo fyrirtækið starfi ávallt í samræmi við gildandi reglur.

Skattafulltrúasambandið er sérstaklega mikilvægt fyrir fyrirtæki sem hvorki hafa starfsstöð né fasta búsetu í Danmörku, en þurfa engu að síður að innheimta og skila dönskum virðisaukaskatti. Með því að hafa danskan skattafulltrúa tryggir fyrirtækið að það uppfylli skráningarskyldu, skili réttum gögnum á réttum tíma og forðist álag, sektir og vexti vegna mistaka eða tafa í dönsku VSK-kerfinu.

Hvenær er skylda til virðisaukaskattskráningar í Danmörku?

Skylda til virðisaukaskattskráningar í Danmörku ræðst bæði af umfangi starfseminnar og því hvort fyrirtæki er með fasta starfsstöð í landinu eða ekki. Almenna reglan er að þegar fyrirtæki selur vörur eða þjónustu sem er VSK-skyld í Danmörku og veltan fer yfir ákveðin mörk, eða þegar ákveðin tegund viðskipta á sér stað, verður að skrá fyrirtækið í dönsku VSK-skrána hjá Skattestyrelsen.

Fyrir danskar og erlendar lögaðilar með fasta starfsstöð í Danmörku gildir að VSK-skráning verður almennt nauðsynleg þegar árleg VSK-skyld velta fer yfir 50.000 DKK. Þetta gildir bæði um sölu til fyrirtækja og einstaklinga innan Danmerkur. Þegar þessi mörk eru náð – eða fyrirséð að þau verði náð á stuttum tíma – ber að sækja um VSK-númer áður en frekari sala á sér stað.

Fyrirtæki án fastrar starfsstöðvar í Danmörku geta þurft að skrá sig í VSK án tillits til veltu, sérstaklega þegar þau selja beint til danskra neytenda eða annast afhendingu vara innan Danmerkur. Þetta á meðal annars við þegar erlendur aðili:

• geymir birgðir í dönsku vöruhúsi eða hjá þriðja aðila í Danmörku og selur þaðan til danskra viðskiptavina
• afhendir vörur til danskra neytenda (B2C) frá birgðum í Danmörku
• veitir þjónustu á staðnum í Danmörku sem er VSK-skyld, til dæmis uppsetningar-, viðgerðar- eða ráðgjafaþjónustu til neytenda

Fyrir rafræna þjónustu og fjarskipta-, útvarps- og sjónvarpsþjónustu til neytenda innan ESB gilda sérstakar reglur. Selji erlent fyrirtæki slíka þjónustu til danskra neytenda þarf það annað hvort að skrá sig í dönsku VSK-kerfi eða nýta MOSS/OSS-kerfið í heimaríki sínu, allt eftir skipulagi starfseminnar. Í öllum tilvikum þarf þó að innheimta danskan VSK af sölu til neytenda með heimilisfang í Danmörku.

Einnig er skylda til VSK-skráningar þegar erlendur aðili tekur að sér innflutning vara til Danmerkur í eigin nafni. Þá þarf að greiða innflutningsgjöld og danskan VSK við tollafgreiðslu og skráning í VSK er forsenda þess að geta fengið innflutnings-VSK dreginn frá á VSK-skýrslum.

Fyrirtæki sem eingöngu stunda viðskipti við VSK-skráða aðila í Danmörku (B2B) og þar sem kaupandinn ber ábyrgð á VSK samkvæmt „reverse charge“ reglum, geta í sumum tilvikum sloppið við dönsku VSK-skráninguna. Þetta á þó ekki við ef fyrirtækið er með birgðir í Danmörku, selur til neytenda eða annast afhendingu vara innan landsins – í slíkum tilvikum skapast yfirleitt skráningarskylda óháð veltu.

Mikilvægt er að hafa í huga að danska VSK-prósentan er almennt 25% og að skráningarskylda tengist ekki aðeins stærð fyrirtækis, heldur fyrst og fremst tegund og staðsetningu viðskipta. Erlend fyrirtæki sem hefja starfsemi í Danmörku ættu því að meta skráningarþörfina strax í upphafi, til að forðast vangoldinn VSK, dráttarvexti og mögulegar sektir vegna seinnar eða rangrar skráningar.

Hvaða fyrirtæki þurfa danskan VSK-fulltrúa?

Ekki öll erlend fyrirtæki sem stunda viðskipti í Danmörku þurfa danskan VSK-fulltrúa, en í mörgum tilvikum er það skylda samkvæmt dönskum skattalögum. Skyldan ræðst fyrst og fremst af því hvort fyrirtækið er með fasta starfsstöð í Danmörku, hvar það er með lögheimili og hvers konar vöru- eða þjónustuviðskipti það stundar við danska viðskiptavini.

Almennt gildir að erlent fyrirtæki án lögheimilis eða fastrar starfsstöðvar í Danmörku, sem þarf að skrá sig í dönsku VSK-kerfi, þarf einnig að tilnefna danskan VSK-fulltrúa. Þetta á einkum við um fyrirtæki utan ESB, en getur einnig náð til ESB-fyrirtækja við ákveðnar aðstæður, til dæmis þegar dönsk skattyfirvöld krefjast þess vegna áhættumats eða umfangs starfseminnar.

Erlend fyrirtæki þurfa sérstaklega að skoða þörf fyrir danskan VSK-fulltrúa ef þau:

• selja vörur til danskra viðskiptavina og sjá sjálf um flutning eða afhendingu í Danmörku
• geyma vörur í dönsku vöruhúsi eða hjá þriðja aðila í Danmörku (þ.m.t. í dreifingarmiðstöðvum og „fulfilment“-miðstöðvum)
• stunda uppsetningar- eða uppbyggingarverkefni í Danmörku sem ná yfir tiltekinn tíma og falla undir dönsk VSK-reglur
• veita rafræna þjónustu, stafrænar vörur eða hugbúnað til danskra neytenda og þurfa að innheimta danskan VSK
• selja þjónustu sem telst veitt í Danmörku samkvæmt dönskum reglunum um stað þjónustu
• taka þátt í viðskiptum innan ESB þar sem vörur eru fluttar í gegnum Danmörku og VSK-skylda myndast þar

Fyrirtæki utan ESB þurfa í reynd nánast alltaf að hafa danskan VSK-fulltrúa ef þau verða VSK-skyld í Danmörku, þar sem dönsk skattyfirvöld krefjast innlends tengiliðar sem ber samábyrgð á skattskilum. Fyrirtæki innan ESB geta í sumum tilvikum skráð sig beint, en þurfa þó oft fulltrúa til að tryggja rétta framkvæmd, sérstaklega ef um er að ræða regluleg viðskipti, háar fjárhæðir eða flókin framboðskeðjuviðskipti.

Smásala á netinu til danskra neytenda getur einnig kallað á danskan VSK-fulltrúa, sérstaklega ef fyrirtækið nýtir sér ekki samevrópsk kerfi eins og OSS (One Stop Shop) eða er staðsett utan ESB. Þá þarf að skrá fyrirtækið í dönsku VSK-skrána, fylgja dönskum reglum um reikninga, skýrslugjöf og skil á VSK og hafa innlendan aðila sem getur haft samskipti við Skattestyrelsen á dönsku.

Í stuttu máli þurfa öll erlend fyrirtæki sem verða beint VSK-skyld í Danmörku, án þess að vera með danskt lögheimili, að meta hvort skylda sé til að tilnefna danskan VSK-fulltrúa. Í mörgum tilvikum er það ekki aðeins lagaleg krafa heldur einnig hagnýt lausn til að draga úr áhættu á mistökum, álagningu vaxta og sektum vegna rangra eða seinkaðra skattskila.

Hlutverk og ábyrgð virðisaukaskattsfulltrúa í Danmörku

Dönskur virðisaukaskattsfulltrúi (VSK-fulltrúi) starfar sem formlegur tengiliður milli erlends fyrirtækis og dönsku skattyfirvaldanna, Skattestyrelsen. Fulltrúinn ber ábyrgð á því að tryggja að fyrirtækið uppfylli allar reglur um skráningu, skattskil og greiðslu 25% virðisaukaskatts í Danmörku, bæði hvað varðar tímasetningar og rétta útfyllingu gagna.

Fyrsta og mikilvægasta hlutverk VSK-fulltrúa er að sjá um að fyrirtækið sé rétt skráð í dönsku VSK-skránni og fái gilt danskt VSK-númer (CVR-/Momsnúmer). Fulltrúinn annast samskipti við Skattestyrelsen við skráningu, breytingar á upplýsingum fyrirtækisins, svo sem heimilisfangi, starfsemi eða áætluðum veltutölum, og tryggir að allar formkröfur séu uppfylltar áður en viðskipti hefjast á dönskum markaði.

Eftir skráningu ber VSK-fulltrúi ábyrgð á reglubundnum virðisaukaskattsskýrslum. Í Danmörku er algengt að fyrirtæki skili VSK annaðhvort mánaðarlega, ársfjórðungslega eða árlega, eftir veltu og tegund starfsemi. Fulltrúinn metur hvaða skilatíðni á við, heldur utan um skilafresti og sér um að virðisaukaskattur sé reiknaður rétt, bæði útskattur af sölu og innskattur af innkaupum. Hann tryggir að skýrslur séu sendar rafrænt í gegnum dönsku kerfin á réttum tíma og að greiðslur berist innan tilskilinna fresta til að forðast dráttarvexti og sektir.

Hluti af ábyrgð dönskum VSK-fulltrúa er að fylgjast með því að rétt sé staðið að reikningagerð samkvæmt dönskum reglum. Það felur meðal annars í sér að reikningar innihaldi rétt CVR-númer, skýra tilgreiningu á vöru eða þjónustu, dagsetningu, verð án og með VSK og heildarupphæð. Fulltrúinn leiðbeinir einnig um hvenær beita á 25% VSK, hvenær sala getur verið undanþegin og hvernig meðhöndla á viðskipti innan ESB, þar á meðal sölu til viðskiptavina með gilt VSK-númer í öðrum ríkjum.

VSK-fulltrúi sinnir einnig eftirliti með bókhaldi að því marki sem það tengist virðisaukaskatti. Hann aðstoðar við að flokka viðskipti rétt, geyma nauðsynleg gögn og skjöl, og tryggja að fyrirtækið geti sýnt fram á rétta skattskil ef Skattestyrelsen óskar eftir útskýringum eða framkvæmir úttekt. Þetta minnkar áhættu á áætlunarskatti, leiðréttingum aftur í tímann og hugsanlegum viðurlögum.

Annað mikilvægt hlutverk er að vera formlegur samskiptapunktur við dönsk skattyfirvöld. Skattstyrelsen sendir tilkynningar, fyrirspurnir og ákvarðanir til skráðs tengiliðs, og ber VSK-fulltrúi ábyrgð á að taka við þessum skilaboðum, svara þeim innan fresta og upplýsa erlenda fyrirtækið um innihald og afleiðingar. Þetta á við bæði um daglega stjórnsýslu og um mögulegar endurkröfur, endurgreiðslur eða breytingar á skattskilum.

VSK-fulltrúi ber einnig ráðgjafarábyrgð að því leyti að hann á að upplýsa fyrirtækið um breytingar á dönskum VSK-reglum sem hafa áhrif á reksturinn. Það getur verið breyting á túlkun reglna um rafræna þjónustu, fjarskiptaþjónustu, stafrænar vörur, fjarviðskipti eða sérstakar reglur sem gilda um ákveðnar atvinnugreinar. Með reglulegri eftirfylgni hjálpar fulltrúinn fyrirtækinu að laga innheimtu og skráningu VSK að gildandi reglum og forðast þannig óvæntar skuldir við skattyfirvöld.

Í sumum tilvikum felur danskt VSK-fulltrúasamband í sér fjárhagslega ábyrgð. Það getur þýtt að fulltrúinn beri samábyrgð á réttum og tímanlegum greiðslum virðisaukaskatts til danska ríkisins. Þess vegna er algengt að VSK-fulltrúi setji fram kröfur um tryggingar, bankatryggingu eða aðrar öryggisráðstafanir áður en samningur er gerður, sérstaklega ef um er að ræða fyrirtæki með mikla veltu eða flókin viðskipti yfir landamæri.

Að lokum felst í hlutverki dönskum VSK-fulltrúa að einfalda innkomu erlendra fyrirtækja á danskan markað. Með því að taka að sér daglegar skyldur tengdar virðisaukaskatti – skráningu, skattskil, samskipti við skattyfirvöld og eftirlit með regluverki – gerir fulltrúinn fyrirtækinu kleift að einbeita sér að sölu og rekstri, án þess að þurfa að kafa djúpt í danskt skattakerfi og stjórnsýslu.

Kostir þess að hafa danskan VSK-fulltrúa

Að hafa danskan VSK-fulltrúa er ekki aðeins formsatriði heldur raunverulegur ávinningur fyrir erlend fyrirtæki sem starfa á dönskum markaði. Fulltrúinn tryggir að fyrirtækið uppfylli allar kröfur dönsku skattyfirvaldanna (Skattestyrelsen), lágmarkar áhættu á sektum og gerir daglega starfsemi einfaldari. Þetta er sérstaklega mikilvægt þar sem danska VSK-kerfið byggir á ströngum skráningar-, skýrslu- og greiðslufrestum og almenn VSK-prósenta er 25% á flestum vörum og þjónustu.

Í fyrsta lagi veitir danskur VSK-fulltrúi öryggi gagnvart dönskum reglum. Hann fylgist með því að fyrirtækið sé rétt skráð í VSK-skrá, að reikningar uppfylli dönsk formskilyrði og að VSK sé reiknaður á réttan hátt, til dæmis varðandi aðgreiningu á skattskyldri og undanþeginni starfsemi. Þetta dregur úr hættu á leiðréttingum, álagningu dráttarvaxta og stjórnvaldssekta sem geta fallið á ef skýrslur eru rangar eða berast of seint.

Í öðru lagi sparar fulltrúinn tíma og innri auðlindir. Í stað þess að byggja upp sérþekkingu á dönsku skattakerfi innan fyrirtækisins getur það falið fulltrúanum reglubundna VSK-uppgjör, samskipti við Skattestyrelsen og svör við fyrirspurnum eða eftirliti. Þetta gerir stjórnendum kleift að einbeita sér að sölu, þjónustu og uppbyggingu markaðarins í Danmörku, án þess að þurfa að fylgjast daglega með breytingum á dönskum skattareglum.

Í þriðja lagi getur danskur VSK-fulltrúi hjálpað til við að hámarka endurheimt innskatts. Með réttri flokkun kostnaðar, skráningu reikninga og skilum á VSK-skýrslum er hægt að tryggja að fyrirtækið fái endurgreiddan þann innskatt sem það á rétt á, til dæmis vegna kaupa á vörugeymslu, flutnings, leigu á skrifstofuhúsnæði eða undirverktakavinnu í Danmörku. Rangt eða ófullnægjandi uppgjör getur leitt til þess að innskattur tapist eða endurgreiðslur seinkist verulega.

Í fjórða lagi veitir fulltrúinn betri yfirsýn yfir heildarskattaáhættu. Hann getur metið hvort starfsemi fyrirtækisins í Danmörku leiði til stofnunar fasta starfsstöðvar með tekjuskattsskyldu, hvort sérstakar reglur um fjarsölu, rafræna þjónustu eða vörugeymslur eigi við, og hvernig samspil dönsku reglanna og heimilislands fyrirtækisins lítur út. Þannig má forðast tvísköttun, óvænta skattskyldu eða óhagstæðar lausnir í virðisaukaskatti.

Að lokum getur danskur VSK-fulltrúi stutt við stefnumótun fyrirtækisins á dönskum markaði. Með þekkingu á dönskum viðskiptaháttum, skráningarþröskuldum, sérreglum fyrir tilteknar atvinnugreinar og raunverulegri framkvæmd hjá skattyfirvöldum er hægt að velja hagkvæmustu leiðina fyrir innflutning, dreifingu, netverslun eða þjónustu. Fyrirtækið fær þannig ekki aðeins tæknilega aðstoð við VSK, heldur einnig traustan ráðgjafa sem hjálpar til við að byggja upp stöðuga og lögmæta starfsemi í Danmörku til lengri tíma.

Þjónusta sem danskur skattafulltrúi getur veitt

Danskur skattafulltrúi styður erlenda aðila við alla helstu þætti í samskiptum við dönsk skattyfirvöld. Markmiðið er að tryggja rétta skráningu, skil á gögnum og greiðslum, þannig að fyrirtækið uppfylli allar skyldur samkvæmt dönskum lögum án óþarfa áhættu eða viðurlaga.

Fyrsta skrefið er yfirleitt ráðgjöf um hvort og hvenær þörf sé á skráningu í dönsku VSK-kerfi. Fulltrúinn metur umfang starfseminnar í Danmörku, hvort um sé að ræða sölu á vörum, þjónustu, fjarskipta- eða stafræna þjónustu, og hvort viðskipti fari fram við fyrirtæki eða neytendur. Á grundvelli þess er ákveðið hvort fyrirtækið þurfi dönskt VSK-númer, skráningu fyrir launatengd gjöld eða aðrar skyldur.

Þegar ljóst er að skráning er nauðsynleg sér danski skattafulltrúinn um umsókn um VSK-númer og aðrar nauðsynlegar skráningar hjá Skattestyrelsen. Hann aðstoðar við að fylla út rafræn eyðublöð, skrá rétta starfsemi samkvæmt dönskum atvinnugreinaflokkunum og tryggir að uppgefnar upplýsingar um veltu, viðskiptamódel og áætlaða starfsemi séu í samræmi við reglur. Þetta minnkar líkur á töfum eða synjun á skráningu.

Eftir að skráningu er lokið tekur við regluleg umsýsla með dönskum virðisaukaskatti. Fulltrúinn sér um útreikning og skil á VSK-skýrslum á réttum tíma, í samræmi við skilafresti sem ráðast af veltu fyrirtækisins. Hann tryggir að innskattur og útskattur séu rétt færðir, að tekið sé mið af undanþágum og sérreglum, til dæmis varðandi þjónustu milli landa innan ESB, og að skil séu send rafrænt í dönsku kerfunum.

Í tengslum við viðskipti innan ESB getur danskur skattafulltrúi einnig séð um Intrastat-skýrslur og VIES-tengda skráningu þegar við á. Hann aðstoðar við að flokka viðskipti sem vöru- eða þjónustuviðskipti innan ESB, meta hvort þau falli undir sérstakar reglur um fjar- og netviðskipti og tryggja að skýrslugjöf sé samræmd VSK-skýrslum og bókhaldi.

Skattafulltrúinn tekur jafnframt að sér samskipti við dönsk skattyfirvöld. Hann svarar fyrirspurnum, sendir inn viðbótarupplýsingar þegar þess er óskað og fylgir eftir málum ef til eftirlits eða endurákvörðunar kemur. Ef Skattestyrelsen óskar eftir útskýringum á tilteknum færslum eða veltu, sér fulltrúinn um að útbúa gögn og skýringar í samráði við fyrirtækið, þannig að málið leysist hratt og á faglegan hátt.

Í daglegri starfsemi veitir danskur skattafulltrúi ráðgjöf um rétta meðferð danskra skatta og gjalda. Þar getur meðal annars verið um að ræða flokkun viðskipta í skattskylda og undanþegna veltu, mat á því hvort tiltekin þjónusta teljist veitt í Danmörku eða erlendis, og hvernig meðhöndla beri vörusendingar, geymslu og afhendingu í dönskum vöruhúsum. Slík ráðgjöf hjálpar til við að forðast tvísköttun, rangar skýrslur og óþarfa kostnað.

Fulltrúinn getur einnig aðstoðað við uppsetningu innri ferla og bókhalds þannig að danskar VSK-reglur séu teknar með í reikninginn frá upphafi. Það felur til dæmis í sér ráðleggingar um hvernig skuli skrá danska sölu, hvaða upplýsingar þurfa að koma fram á reikningum til danskra viðskiptavina, og hvernig aðgreina skuli danska veltu frá annarri veltu í bókhaldi fyrirtækisins.

Ef fyrirtækið er með starfsfólk í Danmörku getur danskur skattafulltrúi leiðbeint um skyldur sem tengjast launagreiðslum, svo sem skráningu sem launagreiðandi, staðgreiðslu danskra skatta og greiðslu skyldubundinna framlaga. Þótt hann taki ekki endilega að sér alla launaúrvinnslu, getur hann tryggt að fyrirtækið skilji hvaða reglur gilda og hvaða skýrslur þarf að skila.

Í sumum tilvikum veitir skattafulltrúinn einnig stuðning við endurgreiðslu danskra skatta og gjalda, til dæmis þegar erlendir aðilar eiga rétt á endurgreiðslu VSK vegna kostnaðar í Danmörku. Hann metur hvort skilyrði fyrir endurgreiðslu séu uppfyllt, aðstoðar við söfnun reikninga og gagna og sér um rafræna umsókn í viðeigandi kerfum.

Að lokum getur danskur skattafulltrúi veitt reglubundna yfirferð á stöðu fyrirtækisins í dönsku skattkerfi. Með slíkri yfirferð má greina hugsanleg frávik í skýrslum, meta hvort breytingar á starfsemi kalli á nýja skráningu eða uppfærslu upplýsinga og tryggja að fyrirtækið haldi áfram að uppfylla allar dönsku reglurnar eftir því sem reksturinn þróast.

Ferlið við að velja og gera samning við danskan VSK-fulltrúa

Val á dönskum VSK-fulltrúa er mikilvægt skref fyrir erlend fyrirtæki sem vilja starfa á dönskum markaði án þess að stofna fasta starfsstöð. Réttur samstarfsaðili getur dregið úr áhættu, tryggt rétta og tímanlega skráningu og lágmarkað líkur á sektum frá Skattestyrelsen. Ferlið við að velja og gera samning við danskan VSK-fulltrúa ætti að vera markvisst og byggt á skýrum viðmiðum.

1. Greindu þarfir fyrirtækisins

Fyrsta skrefið er að skilgreina umfang starfseminnar í Danmörku. Mikilvægt er að meta hvort um er að ræða regluleg söluviðskipti til danskra viðskiptavina, tímabundin verkefni, netverslun, þjónustu á staðnum eða afhendingu vöru frá dönsku vöruhúsi. Þessi greining hefur áhrif á það hvort þú þarft aðeins formlega VSK-fulltrúaskráningu eða víðtækari skatta- og bókhaldsþjónustu, til dæmis mánaðarlega VSK-skýrslugerð, aðstoð við launagreiðslur eða samskipti við Skattestyrelsen.

2. Settu skýr viðmið fyrir val á fulltrúa

Þegar þarfirnar liggja fyrir er ráðlegt að skilgreina viðmið sem væntanlegur danskur VSK-fulltrúi þarf að uppfylla. Algeng viðmið eru:

• reynsla af vinnu með erlendum fyrirtækjum án fasta rekstrarstaðar í Danmörku
• þekking á dönskum VSK-reglum, þar á meðal 25% almennri VSK-prósentu og sérreglum um fjarsölu, stafræna þjónustu og B2B/B2C-viðskipti
• getan til að annast rafræna skráningu og skýrslugerð í kerfum Skattestyrelsen
• tungumálakunnátta (danska og enska að lágmarki)
• skýr verðlagning og gagnsæ þjónustusamningur
• tryggingar og innri verkferlar til að lágmarka áhættu á mistökum

3. Berðu saman nokkra þjónustuaðila

Í stað þess að velja fyrsta aðila sem býðst er skynsamlegt að bera saman nokkra danska VSK-fulltrúa. Biðjið um skrifleg tilboð þar sem fram kemur hvaða þjónusta er innifalin, hvaða tímamörk gilda fyrir skil á VSK-skýrslum og hvaða ábyrgð fulltrúinn tekur á sér ef upp koma villur eða ágreiningur við skattyfirvöld. Gott er að óska eftir tilvísunum frá öðrum erlendum fyrirtækjum í svipaðri stöðu og kanna hvort þjónustan sé aðlöguð mismunandi atvinnugreinum, til dæmis byggingariðnaði, netverslun eða sérhæfðri ráðgjafarþjónustu.

4. Staðfestu lagalega stöðu og heimildir fulltrúans

Áður en gengið er frá samningi þarf að tryggja að danski VSK-fulltrúinn hafi heimild til að starfa í Danmörku og geti formlega komið fram fyrir hönd fyrirtækisins gagnvart Skattestyrelsen. Mikilvægt er að skýrt sé hvernig umboðið er skilgreint: hvort fulltrúinn megi eingöngu skrá og skila VSK, eða einnig taka við og svara fyrirspurnum, ágreiningsmálum og hugsanlegum endurákvörðunum. Einnig er æskilegt að kanna hvort fulltrúinn sé með starfsábyrgðartryggingu sem nær yfir hugsanleg fjárhagsleg tjón vegna rangrar ráðgjafar eða mistaka.

5. Skilgreindu ábyrgð og verkaskiptingu í samningi

Í þjónustusamningi við danskan VSK-fulltrúa ætti að koma skýrt fram hver ber ábyrgð á hverju skrefi í VSK-ferlinu. Til dæmis þarf að skilgreina:

• hver safnar og undirbýr sölugögn og reikninga
• hvernig og hvenær gögn eru afhent fulltrúanum
• hver ber ábyrgð á útreikningi á innskatti og útskatti
• hver skilar VSK-skýrslum og innan hvaða fresta
• hvernig brugðist er við ef Skattestyrelsen óskar eftir frekari gögnum eða skýringum

Samningurinn ætti einnig að taka á því hvernig farið er með leiðréttingar á eldri tímabilum, hvernig meðhöndla á hugsanlegar sektir og vexti og hver greiðir kostnað sem kann að falla til vegna ágreiningsmála við skattyfirvöld.

6. Tryggðu örugga gagnamiðlun og reglubundið samskiptaflæði

Áreiðanlegur danskur VSK-fulltrúi þarf að bjóða upp á öruggar lausnir til gagnaflutnings, til dæmis dulkóðuð skjalsvæði eða bókhaldskerfi sem uppfylla persónuverndar- og öryggiskröfur. Mikilvægt er að semja um reglubundin samskipti, til dæmis mánaðarleg eða ársfjórðungsleg stöðuskil, svo fyrirtækið hafi alltaf yfirsýn yfir innheimtan VSK, endurgreiðslur og væntanlegar greiðslur til Skattestyrelsen. Skýr samskiptaleið dregur úr líkum á misskilningi og seinkunum sem geta leitt til dagsekta eða álags.

7. Undirbúningur fyrir skráningu og fyrstu skil

Þegar samningur hefur verið undirritaður þarf að safna öllum nauðsynlegum upplýsingum fyrir VSK-skráningu í Danmörku. Það felur yfirleitt í sér upplýsingar um lögaðila, raunverulega eigendur, áætlaða veltu í Danmörku, tegund starfsemi og áætlaða upphafsdagsetningu viðskipta. Danski VSK-fulltrúinn sér síðan um að skrá fyrirtækið í dönsku kerfunum og setja upp verkferla fyrir reglubundin skil, til dæmis mánaðarleg eða ársfjórðungsleg VSK-uppgjör, eftir því sem starfsemin krefst.

8. Endurmat og möguleg endurskoðun samnings

Eftir því sem starfsemi fyrirtækisins í Danmörku vex eða breytist getur verið nauðsynlegt að endurskoða samninginn við danska VSK-fulltrúann. Ef veltan eykst verulega, nýjar vörulínur bætast við eða fyrirtækið fer að ráða starfsfólk í Danmörku, þarf oft að bæta við þjónustu, til dæmis launavinnslu eða frekari skatta- og lögfræðiráðgjöf. Gott er að hafa í samningnum ákvæði um reglulegt endurmat á þjónustu og möguleika á aðlögun án þess að þurfa að segja upp samningnum í heild.

Með því að fylgja þessum skrefum við val og samningsgerð við danskan VSK-fulltrúa geta erlend fyrirtæki dregið úr skattalegri áhættu, tryggt samræmi við dönsk lög og einbeitt sér að kjarnastarfsemi sinni á dönskum markaði.

Lagalegar kröfur og reglugerðir sem gilda um erlenda aðila í dönsku skattkerfi

Erlend fyrirtæki sem stunda starfsemi í Danmörku falla undir danskar skattareglur um leið og þau uppfylla ákveðin skilyrði um viðskipti, viðveru eða tekjuöflun í landinu. Þetta á bæði við um virðisaukaskatt (moms), tekjuskatt og aðra skatta og gjöld sem tengjast rekstri. Mikilvægt er að greina snemma hvort starfsemin telst skattskyld í Danmörku, þar sem rangt mat eða seinkun á skráningu getur leitt til álags, vaxta og stjórnvaldssekta.

Almenna virðisaukaskattsreglan í Danmörku er að allri skattskyldri vöru- og þjónustusölu innanlands er gert að bera 25% VSK, nema hún falli undir undanþágur eða sérreglur. Erlend fyrirtæki sem selja vörur eða þjónustu til danskra viðskiptavina þurfa því að meta hvort þau:

• eigi að skrá sig fyrir dönskum VSK (momsregistrering)
• eigi að tilnefna danskan VSK-fulltrúa (momsrepræsentant)
• eigi að innheimta og skila dönskum VSK eða hvort viðskiptavinurinn beri skattskylduna (reverse charge)

Erlend fyrirtæki án heimilisfesti í Danmörku þurfa almennt að skrá sig fyrir dönskum VSK ef þau selja skattskylda vöru eða þjónustu til danskra viðskiptavina og ekki er um að ræða viðskipti þar sem omvendt betalingspligt (reverse charge) gildir. Fyrirtæki frá ríkjum utan ESB þurfa í mörgum tilvikum að hafa danskan VSK-fulltrúa, nema þau séu sérstaklega undanþegin samkvæmt samningum eða reglum Skattestyrelsen.

Fyrirtæki sem selja vörur til danskra neytenda frá öðru ESB-ríki þurfa að fylgja reglum um fjarsölu og OSS-kerfið (One Stop Shop). Ef heildarfjarsala til neytenda í ESB fer yfir sameiginlegt 10.000 EUR þak á ári (miðað við reglur ESB) þarf að innheimta VSK í því landi þar sem neytandinn er búsettur, þar á meðal í Danmörku með 25% danska VSK. Fyrirtækið getur þá annað hvort:

• skráð sig í OSS í sínu heimalandi og skilað dönskum VSK í gegnum það kerfi
• eða skráð sig beint í dönsku VSK-kerfi og skilað þar

Rafræn þjónusta, stafrænar vörur, hugbúnaður, streymi, áskriftir og önnur þjónusta sem veitt er til danskra neytenda fellur einnig undir neytendalandareglu ESB. Það þýðir að erlendir þjónustuaðilar þurfa að innheimta danskan 25% VSK af slíkri sölu til danskra einstaklinga, annað hvort í gegnum OSS eða með beinni skráningu í Danmörku.

Auk VSK geta erlendir aðilar orðið tekjuskattskyldir í Danmörku ef þeir teljast hafa fasta starfsstöð (fast driftsstað / fast driftssted) í landinu samkvæmt dönskum lögum og tvísköttunarsamningum. Föst starfsstöð getur myndast meðal annars ef:

• fyrirtækið hefur fasta skrifstofu, verkstæði, lager eða annað varanlegt starfsumhverfi í Danmörku
• starfsmenn eða umboðsmenn hafa heimild til að gera bindandi samninga fyrir hönd fyrirtækisins í Danmörku
• verkefni í byggingar-, uppsetningar- eða verktakastarfsemi stendur yfir í tiltekinn lágmarks tíma samkvæmt viðeigandi tvísköttunarsamningi

Ef föst starfsstöð myndast í Danmörku verður sú starfsstöð tekjuskattskyld af þeim hagnaði sem henni er heimfærður. Fyrirtækið þarf þá að:

• skrá fasta starfsstöð hjá dönsku skattyfirvöldum
• halda aðskildu bókhaldi fyrir danska starfsemina
• skila árlegum skattframtölum og greiða tekjuskatt samkvæmt dönskum reglum

Dönsk lög gera kröfu um að bókhald, reikningar og rafræn skjölun erlendra aðila sem eru skráðir í danska VSK-kerfinu uppfylli sömu reglur og gilda um dönsk fyrirtæki. Það felur meðal annars í sér:

• útgáfu reikninga með öllum lögboðnum upplýsingum, þar á meðal dönsku VSK-númeri (CVR-/SE-númeri) þegar við á
• rétta tilgreiningu á VSK-stofni, VSK-prósentu og upphæð VSK
• tilgreiningu á reverse charge þegar kaupandi ber VSK-skylduna
• varðveislu bókhaldsgagna í lágmark 5 ár samkvæmt dönskum reglum

Erlend fyrirtæki þurfa einnig að virða skilafresti fyrir VSK-skýrslum og greiðslum. Flest fyrirtæki skila VSK annað hvort mánaðarlega, ársfjórðungslega eða árlega, eftir umfangi veltu og flokkunar hjá Skattestyrelsen. Seinkun á skilum eða greiðslu veldur oft sjálfkrafa álagi og vöxtum, og í alvarlegum tilvikum geta komið til stjórnvaldssektir eða mat á skattskyldri veltu (skønsmæssig ansættelse).

Samspil danskra reglna og tvísköttunarsamninga við Ísland og önnur lönd hefur veruleg áhrif á það hvar tekjur eru skattlagðar og hvernig forðast má tvísköttun. Tvísköttunarsamningar kveða meðal annars á um:

• skilgreiningu á fastri starfsstöð
• reglur um úthlutun hagnaðar milli landa
• rétt til frádráttar eða undanþágu vegna skatta sem greiddir eru í öðru ríki

Erlend fyrirtæki sem greiða danskan VSK á innkaupum eða kostnaði í Danmörku, án þess að vera skráð fyrir dönskum VSK, geta í mörgum tilvikum sótt um endurgreiðslu samkvæmt sérstökum reglum um VSK-endurgreiðslu til erlendra aðila. Umsóknir eru háðar ströngum tímamörkum, formkröfum og skilyrðum um að viðkomandi aðili sé ekki skráður í dönsku VSK-kerfi og stundi ekki skattskylda sölu í Danmörku sem krefst skráningar.

Til að uppfylla allar lagalegar kröfur og forðast áhættu er mikilvægt að erlendir aðilar:

• greini snemma hvort og hvenær skráningarskylda í Danmörku myndast
• tryggi að reikningar, bókhald og VSK-meðferð samræmist dönskum lögum
• fylgist með breytingum á dönskum skattareglum og ESB-reglugerðum sem hafa áhrif á starfsemina
• nýti sér danskan skatta- eða VSK-fulltrúa þegar þörf er á sérfræðiþekkingu og staðbundinni aðstoð

Mismunur á skattskyldu í Danmörku eftir tegund starfsemi (vörusala, þjónusta, netviðskipti o.fl.)

Skattskylda í Danmörku fer mjög eftir því hvaða tegund starfsemi er rekin, hvort um er að ræða vörusölu, þjónustu, netviðskipti eða blandaða starfsemi. Fyrirtæki sem starfa yfir landamæri þurfa að skilja þennan mun til að meta hvort og hvenær þau þurfa að skrá sig í dönsku VSK-kerfi, innheimta danskan virðisaukaskatt og skila honum til Skattestyrelsen.

Vörusala til danskra viðskiptavina

Almenn VSK-prósenta í Danmörku er 25% og hún gildir fyrir flestar vörur, bæði í hefðbundinni verslun og í fjarsölu. Erlend fyrirtæki sem selja vörur til danskra viðskiptavina geta verið skattskyld í Danmörku eftir því hvernig afhending og flutningur fer fram.

Helstu atriði:

• Vörusala til danskra neytenda (B2C) með sendingu frá öðru ESB-landi fellur undir samevrópska fjarsöluþröskuldinn upp á 10.000 EUR á ári (sameiginlegt fyrir allar B2C-fjarsölur innan ESB). Sé þessi heildarvelta umfram mörkin þarf annaðhvort að skrá sig í OSS-kerfi í heimaríki eða skrá sig til VSK í Danmörku og innheimta 25% danskan VSK frá fyrstu krónu umfram þröskuldinn.
• Vörusala til danskra fyrirtækja (B2B) innan ESB er yfirleitt án VSK (reikningur með „reverse charge“), að því gefnu að gilt VSK-númer kaupanda sé staðfest og varan sé flutt milli landa.
• Ef erlendur aðili hefur vöruhús eða lager í Danmörku (t.d. hjá logistik-fyrirtæki eða í eigin húsnæði) er mjög oft um að ræða fasta starfsstöð í VSK-skilningi og þá skapast bein skráningarskylda í Danmörku, óháð veltu.

Þjónustustarfsemi og ráðgjöf

Reglur um skattskyldu þjónustu í Danmörku ráðast að miklu leyti af því hvort þjónustan er veitt til fyrirtækja eða neytenda og hvar viðskiptavinurinn er staðsettur.

• B2B-þjónusta innan ESB: Almenn regla er að þjónusta til skattskylds fyrirtækis í öðru ESB-landi er skattlögð þar sem viðskiptavinurinn er. Danskur VSK er þá ekki innheimtur, heldur gildir „reverse charge“ hjá kaupanda. Þetta á við um m.a. ráðgjöf, lögfræðiþjónustu, markaðsráðgjöf og aðra óáþreifanlega þjónustu.
• B2C-þjónusta til danskra neytenda: Margskonar þjónusta til einstaklinga í Danmörku er skattskyld þar í landi með 25% VSK, t.d. ýmis sérfræðiráðgjöf, viðhald, viðgerðir og önnur staðbundin þjónusta. Erlend fyrirtæki sem veita slíka þjónustu í Danmörku þurfa oft að skrá sig í dönsku VSK-kerfi, jafnvel þótt þau hafi ekki fasta starfsstöð í landinu.
• Þjónusta tengd fasteignum í Danmörku: Þjónusta sem tengist beint fasteign í Danmörku (t.d. byggingarvinnu, uppsetningu, viðgerðum eða ráðgjöf um tiltekna fasteign) er almennt skattskyld í Danmörku, óháð búsetu þjónustuveitanda. Þá þarf að innheimta danskan VSK og skila honum til Skattestyrelsen.

Netviðskipti og rafræn þjónusta

Netviðskipti og rafræn þjónusta til danskra viðskiptavina lúta sérreglum innan ESB, sérstaklega þegar seljandi er erlendur aðili sem þjónustar neytendur (B2C).

• Rafræn þjónusta til neytenda (B2C): Sala á rafrænum vörum og þjónustu (t.d. hugbúnaður sem hlaðinn er niður, streymisþjónusta, rafræn námskeið, áskriftir að stafrænu efni) til danskra einstaklinga er skattskyld í Danmörku frá fyrstu krónu. Erlend fyrirtæki geta annaðhvort nýtt OSS-kerfið í sínu heimalandi eða skráð sig beint í Danmörku til að innheimta 25% danskan VSK.
• Netverslanir með vörur: Netverslanir sem senda vörur til danskra neytenda frá öðru ESB-landi falla undir 10.000 EUR fjarsöluþröskuldinn. Sé heildarvelta B2C-fjarsölu innan ESB undir mörkunum má halda áfram að innheimta VSK í heimalandi. Sé hún yfir mörkunum þarf að innheimta danskan VSK fyrir sölu til danskra viðskiptavina, annaðhvort í gegnum OSS eða með beinni skráningu í Danmörku.
• Vörusala frá löndum utan ESB: Fyrirtæki utan ESB sem selja vörur til danskra neytenda þurfa að taka mið af innflutningsreglum, tollum og VSK við innflutning. Í mörgum tilvikum þarf að skrá sig í Danmörku eða nýta sér sérstök innflutnings- og VSK-kerfi ESB (t.d. IOSS fyrir sendingar með lágu virði).

Skattskylda eftir því hvort um er að ræða B2B eða B2C

Grundvallarmunur er á skattskyldu eftir því hvort viðskiptavinurinn er skattskylt fyrirtæki (B2B) eða neytandi án VSK-númers (B2C):

• Í B2B-viðskiptum innan ESB gildir oft „reverse charge“ og danskur VSK er ekki innheimtur, en erlenda fyrirtækið þarf að geta sýnt fram á gilt VSK-númer kaupanda og rétta skjölun.
• Í B2C-viðskiptum er almenna reglan sú að VSK er innheimtur í því landi þar sem neytandinn er búsettur, sérstaklega þegar um er að ræða rafræna þjónustu og fjarsölu á vörum umfram 10.000 EUR þröskuldinn.

Föst starfsstöð og áhrif á skattskyldu

Ef erlendur aðili hefur fasta starfsstöð (fast driftsstað) í Danmörku, t.d. skrifstofu, starfsfólk, vöruhús eða reglubundna framkvæmd verkefna á staðnum, getur það leitt til:

• VSK-skráningarskyldu í Danmörku, óháð veltu
• Tekjuskattskyldu af starfseminni sem rekin er frá Danmörku
• Skyldu til að halda dönsk bókhaldsgögn og fylgja dönskum reglum um rafræna skjölun og skýrslugjöf

Mat á því hvort föst starfsstöð sé til staðar er oft flókið og byggir á samspili danskra reglna og tvísköttunarsamninga. Skattafulltrúi í Danmörku getur aðstoðað við að greina áhættu og tryggja rétta skráningu.

Samantekt: mikilvægt að kortleggja starfsemina nákvæmlega

Til að meta skattskyldu í Danmörku þarf að greina:

• Hvort verið er að selja vörur, þjónustu eða rafræna þjónustu
• Hvort viðskiptavinir eru fyrirtæki eða neytendur
• Hvar viðskiptavinir eru staðsettir og hvaðan afhending fer fram
• Hvort til staðar sé föst starfsstöð, lager eða starfsfólk í Danmörku
• Hvort fjarsöluvelta innan ESB fari yfir 10.000 EUR þröskuldinn

Rétt flokkun starfsemi og viðskipta er forsenda þess að innheimta réttan VSK, forðast sektir og nýta mögulegan innskattsrétt í Danmörku. Fyrirtæki sem starfa á mörgum mörkuðum innan ESB velja oft að nýta danskan skattafulltrúa til að tryggja að öll viðskipti við danska aðila séu meðhöndluð í samræmi við gildandi reglur.

Sérstakar reglur um fjarsölu, rafræna þjónustu og netverslanir til danskra viðskiptavina

Fjarsala, rafræn þjónusta og netverslun til danskra viðskiptavina lúta sértækum dönskum og ESB-reglum um virðisaukaskatt. Fyrirtæki sem selja til Danmerkur þurfa að meta hvort þau falli undir danska VSK-skyldu, hvort nota eigi OSS-kerfið eða skrá sig beint í dönsku VSK-skrá, og hvernig meðhöndla beri B2B og B2C viðskipti.

Fjarsala vöru til danskra neytenda (B2C)

Eftir innleiðingu sameiginlegs ESB-þröskulds fyrir fjarsölu á vöru og tiltekinni þjónustu til neytenda (10.000 EUR á ári fyrir allt ESB-svæðið) gildir eftirfarandi fyrir sölu til danskra einstaklinga:

• Ef heildarfjarsala til neytenda í öllum ESB-löndum er undir 10.000 EUR á ári, er almennt heimilt að leggja á VSK í heimalandi seljanda (að uppfylltum skilyrðum).
• Ef heildarfjarsalan fer yfir 10.000 EUR á ári, skal leggja á VSK í því landi þar sem neytandinn er búsettur – fyrir sölu til danskra neytenda þýðir það danskan VSK.
• Almenn danska VSK-prósentan er 25% og gildir fyrir flestar vörur sem seldar eru til danskra neytenda í gegnum netverslun.

Fyrirtæki utan Danmerkur geta annað hvort skráð sig í OSS-kerfið í sínu heimalandi og skilað dönskum VSK þar í gegnum eina samræmda skýrslu, eða skráð sig beint í dönsku VSK-skrá og skilað VSK-beint til Skattestyrelsen. Val á leið hefur áhrif á bókhald, skýrslugerð og endurgreiðslu innskatts.

Rafræn þjónusta og stafrænar vörur

Rafræn þjónusta og stafrænar vörur (t.d. niðurhal hugbúnaðar, áskrift að streymisveitum, netnámskeið sem eru sjálfvirk, hýsingarþjónusta, forrit í gegnum app-verslanir) lúta sérstökum reglum:

• Við B2C-sölu til danskra neytenda er VSK-heimilisfesting almennt í Danmörku, óháð því hvar seljandi er staðsettur innan ESB.
• Seljandi þarf að leggja á 25% danskan VSK eða nýta OSS-kerfið til að skila VSK af sölu til danskra neytenda.
• Við B2B-sölu til danskra fyrirtækja með gilt danskt VSK-númer gildir yfirleitt „reverse charge“ (viðsnúin skattskylda), þannig að danska fyrirtækið reiknar sjálft VSK samkvæmt dönskum reglum.

Mikilvægt er að flokka þjónustu rétt sem rafræna þjónustu, þar sem blönduð þjónusta (t.d. netnámskeið með verulegri lifandi kennslu eða persónulegri ráðgjöf) getur fallið undir aðrar reglur um stað þjónustu.

Netverslanir og sönnun á staðsetningu viðskiptavina

Netverslanir sem selja til danskra neytenda þurfa að geta sannað í hvaða landi viðskiptavinurinn er staðsettur til að beita réttri VSK-meðferð. Almennt er krafist að a.m.k. tvö óháð sönnunargögn styðji búsetuland viðskiptavinar, svo sem:

• heimilisfang eða sendingarheimilisfang
• kortaupplýsingar eða bankaupplýsingar
• IP-tala eða staðsetning tækis
• símanúmer með landskóða

Netverslanir þurfa að varðveita þessar upplýsingar í tiltekinn lágmarkstíma samkvæmt dönskum og ESB-reglum, og tryggja að persónuverndarreglum sé fylgt samhliða VSK-kröfum.

Sendingarkostnaður, afslættir og endurgreiðslur

Við útreikning dansks VSK í netverslun þarf að:

• telja sendingarkostnað og pökkunargjöld með í skattstofni, nema um sé að ræða undanþegin gjöld samkvæmt sérreglum
• taka afslætti, inneignir og kynningarkóða með í reikning við ákvörðun skattstofns
• leiðrétta VSK við skil á vöru, endurgreiðslu eða afpöntun, í samræmi við dönsk tímamörk og reglur um leiðréttingar á VSK-skýrslum

Röng meðhöndlun á sendingarkostnaði og afsláttum er algeng orsök fyrir endurákvörðunum og álagningum frá Skattestyrelsen, sérstaklega hjá erlendum netverslunum sem ekki þekkja danskar reglur nægilega vel.

Þröskuldar, skráning og OSS/MOSS

Fyrirtæki sem selja til danskra neytenda þurfa að taka afstöðu til þess hvort:

• heildarfjarsala til ESB-neytenda fer yfir 10.000 EUR-þröskuldinn
• hagkvæmt sé að nýta OSS-kerfið fyrir alla ESB-sölu eða skrá sig sérstaklega í Danmörku
• til staðar sé föst starfsstöð í Danmörku sem getur breytt VSK-skyldu og skráningarformi

OSS-kerfið einfaldar skýrslugerð, en takmarkar jafnframt möguleika á endurgreiðslu innskatts í sumum tilvikum og krefst nákvæmrar aðgreiningar á sölu eftir löndum og tegundum þjónustu. Danskur VSK-fulltrúi getur aðstoðað við val á hagkvæmustu leið og uppsetningu kerfa.

Sérstök atriði fyrir seljendur utan ESB

Fyrirtæki utan ESB sem selja rafræna þjónustu eða vöru til danskra neytenda þurfa einnig að fylgja dönskum VSK-reglum. Þau geta þurft:

• að skrá sig í sérstakt VSK-kerfi fyrir seljendur utan ESB
• að tilnefna danskan VSK-fulltrúa ef það er skilyrði samkvæmt dönskum reglum
• að tryggja að tollameðferð og VSK við innflutning til Danmerkur sé rétt, þegar um er að ræða líkamlegar vörur

Röng flokkun á viðskiptum sem „utan ESB“ eða „innan ESB“ getur leitt til tvísköttunar eða vangreidds VSK, sem danskir skattyfirvöld leiðrétta með álagi og vöxtum.

Fyrirtæki sem stunda fjarsölu, rafræna þjónustu eða netverslun til danskra viðskiptavina ættu að setja upp skýra verkferla, bókhaldskerfi og rafræna skjölun sem styður rétta VSK-meðferð, og íhuga að nýta danskan skattafulltrúa til að lágmarka áhættu á mistökum og álagningu.

Skattalegar afleiðingar þess að vera með fasta starfsstöð (fast driftsstað) í Danmörku

Hugtakið fast driftsstað (föst starfsstöð) skiptir lykilmáli fyrir erlenda aðila sem starfa í Danmörku. Ef danska skattyfirvaldið (Skattestyrelsen) telur að fyrirtæki hafi fasta starfsstöð í landinu getur það haft verulegar skattalegar afleiðingar, bæði hvað varðar tekjuskatt og virðisaukaskatt (moms). Rétt mat á því hvort um fasta starfsstöð sé að ræða er því grundvallaratriði áður en starfsemi hefst á danska markaðnum.

Hvenær telst fyrirtæki hafa fasta starfsstöð í Danmörku?

Samkvæmt dönskum skattareglum og tvísköttunarsamningum telst fyrirtæki yfirleitt hafa fasta starfsstöð í Danmörku ef það hefur:

• fasta atvinnuaðstöðu í Danmörku, t.d. skrifstofu, verkstæði, vöruhús eða verslun
• byggingar- eða uppsetningarverkefni sem stendur yfir lengur en tiltekinn tíma (oft 6–12 mánuði samkvæmt tvísköttunarsamningi, fer eftir samningi við viðkomandi land)
• starfsmenn eða umboðsmenn í Danmörku sem hafa heimild til að gera samninga fyrir hönd fyrirtækisins og nýta þá heimild reglulega

Ekki er krafist formlegrar skráningar til að teljast hafa fasta starfsstöð – það er raunveruleg starfsemi og umfang hennar sem ræður. Jafnvel tímabundin verkefni, sameiginleg skrifstofa hjá viðskiptavini eða regluleg viðvera starfsmanns geta, við ákveðnar aðstæður, leitt til þess að danska skattyfirvaldið meti að um fasta starfsstöð sé að ræða.

Tekjuskattur af starfsemi sem tengist fastri starfsstöð

Ef erlendu fyrirtæki er talin hafa fasta starfsstöð í Danmörku verður sú hluti starfseminnar sem rekinn er í gegnum fasta starfsstöð skattskyldur til dansks tekjuskatts. Fyrirtækjum er almennt gert að greiða:

• fyrirtækjaskatt (selskabsskat) af hagnaði fasta starfsstöðvar, með skatthlutfallinu 22%

Skattskyldan nær aðeins til þess hagnaðar sem má rekja til starfseminnar í Danmörku. Það krefst oft ítarlegrar skiptingar tekna og kostnaðar milli heimalands og Danmerkur, m.a. með innri viðskiptaverðlagningu (transfer pricing) ef um er að ræða stærri samstæðu. Skattayfirvöld geta krafist ítarlegrar greinargerðar um hvernig hagnaður er úthlutaður milli landa.

Föst starfsstöð þarf að halda aðskildu bókhaldi fyrir danska starfseiningu, þannig að hægt sé að reikna út tekjur, kostnað, afskriftir og hagnað sem fellur undir danska skattlagningu. Skattframtöl eru síðan lögð fram til Skattestyrelsen innan tilgreindra fresta og vanræksla getur leitt til áætlunarskatts, dráttarvaxta og stjórnvaldssekta.

Áhrif á virðisaukaskatt (moms)

Föst starfsstöð í Danmörku hefur einnig áhrif á virðisaukaskatt. Ef fyrirtæki hefur fasta starfsstöð sem tekur virkan þátt í sölu vöru eða þjónustu til danskra viðskiptavina, er yfirleitt skylda til að:

• skrá fyrirtækið fyrir dönskum virðisaukaskatti (momsregistrering)
• reikna 25% danskan virðisaukaskatt af skattskyldri sölu innan Danmerkur
• skila reglulegum VSK-skýrslum (momsangivelse) og greiða virðisaukaskatt innan lögboðinna fresta

Föst starfsstöð getur einnig haft áhrif á það hvar þjónusta telst veitt og hvar VSK-skylda myndast, sérstaklega þegar fyrirtæki selur bæði til danskra og erlendra viðskiptavina. Rangt mat á því hvort danska starfsstöðin telst taka þátt í viðskiptunum getur leitt til þess að VSK sé ranglega reiknaður í heimalandi í stað Danmerkur – eða öfugt – með áhættu á afturvirkum leiðréttingum og viðurlögum.

Launatengd gjöld og staðgreiðsla skatta

Ef föst starfsstöð hefur starfsmenn í Danmörku, hvort sem um er að ræða danska starfsmenn eða erlenda starfsmenn sem vinna tímabundið í landinu, skapast yfirleitt skylda til að:

• skrá fyrirtækið sem launagreiðanda hjá Skattestyrelsen
• halda eftir staðgreiðslu tekjuskatts og vinnumarkaðsgjalds (AM-bidrag) af launum starfsmanna
• greiða skyldubundin tryggingagjöld og aðra launatengda skatta og gjöld eftir því sem við á

Vanræksla á þessum skyldum getur leitt til þess að fyrirtækið beri ábyrgð á vangreiddum sköttum, dráttarvöxtum og sektum, jafnvel þótt starfsmenn hafi fengið greidd laun að fullu.

Tvísköttunarsamningar og áhætta á tvísköttun

Flest ríki, þar á meðal Ísland, hafa gert tvísköttunarsamning við Danmörku. Samningarnir byggja á OECD-forsendum og skilgreina hvenær föst starfsstöð er til staðar og hvernig skipta á skattlagningarheimild milli landanna. Þrátt fyrir það getur tvísköttun komið upp ef:

• heimaland fyrirtækisins og Danmörk meta stöðuna á mismunandi hátt
• hagnaður er úthlutaður með ólíkum aðferðum í hvoru landi

Í slíkum tilvikum þarf oft að óska eftir endurákvörðun eða beita sáttameðferðum samkvæmt tvísköttunarsamningi. Skipulögð og skjalfest úthlutun hagnaðar til fasta starfsstöðvar í Danmörku er lykilatriði til að draga úr tvísköttunaráhættu.

Skylda til skráningar, bókhalds og skýrslugjafar

Föst starfsstöð í Danmörku kallar á ýmsar formlegar skyldur, meðal annars:

• skráningu hjá danska fyrirtækjaskránni (CVR) og Skattestyrelsen
• uppgjör og skil á virðisaukaskatti, tekjuskatti og launatengdum gjöldum
• bókhald og varðveislu bókhaldsgagna í samræmi við dönsk lög, yfirleitt í að minnsta kosti 5 ár
• mögulega skyldu til að skila ársreikningi til danska ársreikningaskrár (Erhvervsstyrelsen), eftir stærð og formi starfseminnar

Skattayfirvöld hafa víðtækar heimildir til að óska eftir gögnum, framkvæma eftirlit og leiðrétta framtöl aftur í tímann ef þau telja að skattar hafi verið vanreiknaðir. Því er mikilvægt að innleiða skýra verkferla og tryggja að bókhald og skýrslugjöf uppfylli dönsk lagaskilyrði frá upphafi.

Viðurlög við rangri flokkun eða vangoldnum sköttum

Ef fyrirtæki starfar í reynd með fasta starfsstöð í Danmörku án þess að hafa skráð sig eða greitt skatta í samræmi við það, geta afleiðingarnar orðið kostnaðarsamar. Skattayfirvöld geta þá:

• ákvarðað skatta aftur í tímann á grundvelli áætlunar ef gögn vantar
• krafist greiðslu vangoldins tekjuskatts, virðisaukaskatts og launatengdra gjalda
• beitt dráttarvöxtum og stjórnvaldssektum, sem geta numið verulegum hlutföllum af vangoldnum fjárhæðum

Í alvarlegum tilvikum, t.d. ef um er að ræða vísvitandi undanskot, geta komið til refsiábyrgð og sakamál. Fyrirtæki sem hyggst starfa reglulega á danska markaðnum ætti því að meta stöðu sína snemma og, ef þörf krefur, leita sér sérfræðiráðgjafar til að forðast að óafvitandi stofna til fasta starfsstöðvar með tilheyrandi skattaskyldu.

Hvernig danskur skattafulltrúi getur dregið úr áhættu

Með því að fá danskan skattafulltrúa eða ráðgjafa inn í ferlið frá byrjun er hægt að greina hvort og hvenær starfsemi muni teljast skapa fasta starfsstöð í Danmörku. Slík greining tekur m.a. mið af:

• lengd og umfangi verkefna í Danmörku
• samningsformi við danska viðskiptavini og undirverktaka
• viðveru starfsmanna og umboðsmanna í landinu
• skipulagi innri verkferla, reikningagerðar og bókhalds

Rétt uppsetning frá upphafi getur tryggt að fyrirtækið uppfylli allar dönskar skattareglur, nýti lögmætan frádrátt og komi í veg fyrir óvæntar kröfur um afturvirka skattlagningu vegna óskráðrar fastrar starfsstöðvar.

Samskipti við Skattestyrelsen: tilkynningar, fyrirspurnir, endurákvarðanir og kæruleiðir

Samskipti við dönsk skattyfirvöld, Skattestyrelsen, eru lykilatriði fyrir erlend fyrirtæki sem eru skráð í dönsku VSK-kerfi eða hafa aðra skattskyldu í Danmörku. Rétt og tímanleg samskipti geta komið í veg fyrir áætlaðar álögur, dagsektir og formlegar rannsóknir. Oft er danskur skatta- eða VSK-fulltrúi skráður sem formlegur tengiliður við Skattestyrelsen og sér um alla rafræna samskiptamiðla fyrir hönd erlends aðila.

Tilkynningar og skráningar hjá Skattestyrelsen

Fyrsta skref erlends fyrirtækis er að tilkynna starfsemi til Skattestyrelsen og sækja um dönsku VSK-númeri (CVR-/SE-númeri) þegar skilyrði um skráningarskyldu eru uppfyllt. Í Danmörku er almennt 25% virðisaukaskattur á vöru- og þjónustusölu, og skráningarskylda skapast þegar veltan yfir 12 mánaða tímabil fer yfir tiltekið lágmarksveltuviðmið eða þegar ákveðin tegund starfsemi hefst (t.d. fjarsala til danskra neytenda eða byggingarverkefni í Danmörku).

Flestar tilkynningar eru sendar rafrænt í gegnum kerfi Skattestyrelsen, þar á meðal:

• umsókn um VSK-skráningu og skráningu dansks fulltrúa
• tilkynningar um breytingar á heimilisfangi, bankaupplýsingum eða starfsemi
• tilkynningar um tímabundna stöðvun eða lok starfsemi í Danmörku

Skattafulltrúi tryggir að allar slíkar tilkynningar séu gerðar á réttum eyðublöðum, á dönsku og innan þeirra tímamarka sem Skattestyrelsen setur.

Fyrirspurnir og dagleg samskipti við Skattestyrelsen

Skattestyrelsen sendir reglulega rafrænar tilkynningar, fyrirspurnir og áminningar í gegnum danska pósthólfið (e-Boks/Mit.dk). Erlend fyrirtæki sem ekki hafa danskan stafrænan auðkenni (NemID/MitID) treysta yfirleitt á danskan fulltrúa til að hafa aðgang að þessum samskiptum.

Algengar fyrirspurnir frá Skattestyrelsen geta varðað:

• skýringar á tilteknum færslum í VSK-skýrslu
• beiðni um afrit af reikningum, samningum eða flutningsgögnum
• spurningar um hvort starfsemi teljist til skattskyldrar veltu í Danmörku eða í öðru landi

Viðbragðsfrestur við slíkum fyrirspurnum er oft stuttur, til dæmis 14–30 dagar. Ef ekki er svarað innan frests getur Skattestyrelsen áætlað skattskylda veltu og lagt á 25% VSK ásamt viðurlögum. Hlutverk dansks skattafulltrúa er að taka við öllum fyrirspurnum, meta hvaða gögn þarf að leggja fram og svara á skýru, faglegu dönsku til að lágmarka hættu á misskilningi.

Endurákvarðanir og leiðréttingar á skattskilum

Ef Skattestyrelsen telur að VSK-skýrslur eða aðrar skattaskýrslur séu rangar getur hún gert formlega endurákvörðun (omprøvning). Þetta getur gerst eftir skoðun á gögnum, staðbundna úttekt eða vegna misræmis milli skýrslna fyrirtækisins og upplýsinga frá þriðja aðila (t.d. tollayfirvöldum eða viðskiptavinum).

Endurákvörðun getur leitt til:

• viðbótar VSK-álagningar með 25% skatthlutfalli á vanframtalda veltu
• vaxta á vangreiddum skatti frá gjalddaga
• viðurlaga eða álags (bættra álagninga) þegar um er að ræða veruleg frávik eða ítrekuð mistök

Fyrirtæki getur einnig sjálft óskað eftir leiðréttingu á áður innsendum VSK-skýrslum, til dæmis ef rangt skatthlutfall var notað eða ef innskattur var reiknaður of hátt eða of lágt. Slíkar sjálfviljugar leiðréttingar eru yfirleitt hagstæðari en leiðréttingar sem Skattestyrelsen framkvæmir að eigin frumkvæði, sérstaklega hvað varðar möguleg viðurlög.

Skattafulltrúi metur hvort betra sé að senda leiðrétta skýrslu, sérstaka leiðréttingarbeiðni eða bíða eftir formlegu bréfi frá Skattestyrelsen. Hann tryggir einnig að allar útreikningar séu studdir með bókhaldsgögnum og reikningum sem standast dönsk lög um bókhald og rafræna skjölun.

Kæruleiðir og réttur til að andmæla ákvörðunum

Ef erlendu fyrirtæki er ósammála endurákvörðun eða annarri formlegri ákvörðun Skattestyrelsen er mikilvægt að nýta kæruleiðir innan þeirra tímamarka sem gilda. Almennt þarf að senda skriflega kæru innan tiltekins mánaðafrests frá því að ákvörðun var tilkynnt, annars fellur rétturinn til að kæra niður.

Kærumeðferð fer yfirleitt fram í tveimur stigum:

1. Umsókn til Skattestyrelsen um endurskoðun ákvörðunar (endurmatsbeiðni með rökstuðningi og gögnum)
2. Ef niðurstaðan er enn óhagstæð er hægt að kæra til óháðs kærunefndar eða dómstóla, eftir tegund máls

Í kærumálum skiptir miklu að rökstuðningur sé byggður á dönskum skattalögum, reglugerðum, leiðbeiningum Skattestyrelsen og, þegar við á, úrskurðum dómstóla eða kærunefnda. Skattafulltrúi undirbýr oft drög að kæru, safnar saman öllum viðeigandi samningum, reikningum og samskiptum og tryggir að málið sé sett fram á skýran og skipulegan hátt.

Hlutverk dansks fulltrúa í samskiptum við Skattestyrelsen

Fyrir erlend fyrirtæki sem hvorki tala dönsku né þekkja ítarlega dönsk skattalög er danskur skatta- eða VSK-fulltrúi í reynd nauðsynlegur til að halda uppi öruggum samskiptum við Skattestyrelsen. Fulltrúinn:

• fylgist daglega með rafrænu pósthólfi fyrirtækisins hjá dönskum stjórnvöldum
• tryggir að öllum fyrirspurnum sé svarað innan frests og á réttum lagagrundvelli
• metur áhættu áður en brugðist er við endurákvörðunum og leggur til bestu leið til að leysa ágreining
• aðstoðar við að taka ákvörðun um hvort kæra eigi mál áfram eða sætta sig við niðurstöðu

Með því að fela danskum fulltrúa að annast samskipti við Skattestyrelsen minnkar hættan á misskilningi, seinkunum og óþarfa kostnaði vegna viðurlaga, og erlenda fyrirtækið getur einbeitt sér að kjarnastarfsemi sinni á dönskum markaði.

Tímamörk, skilafrestir og viðurlög vegna seinkana eða rangra VSK-skila í Danmörku

Rétt meðferð og skil á virðisaukaskatti í Danmörku byggir á skýrum tímamörkum og skilafrestum sem erlendir aðilar þurfa að fylgja nákvæmlega. Skattayfirvöld í Danmörku (Skattestyrelsen) leggja mikla áherslu á reglubundin og rétt útfyllt VSK-skýrslur, og viðurlög geta orðið veruleg ef skilað er of seint eða með röngum upplýsingum.

Skilafrestir fyrir virðisaukaskatt í Danmörku

Skilafrestir danska VSK-kerfisins ráðast af umfangi veltu og tegund starfsemi. Almenna VSK-prósentan í Danmörku er 25% og fyrirtæki þurfa að skila VSK-uppgjöri með eftirfarandi tíðni:

• Fyrirtæki með árlega veltu undir ákveðnum lágmörkum (smærri rekstur) skila VSK oftast árlega. Uppgjörstímabilið nær þá yfir heilt almanaksár og skilafrestur er venjulega nokkrum mánuðum eftir lok ársins.
• Fyrirtæki með meðalstóra veltu skila VSK á þriggja mánaða fresti (fjórðungsuppgjör). Hvert uppgjörstímabil nær þá yfir þrjá mánuði og skilafrestur er yfirleitt um einn mánuður eftir lok hvers tímabils.
• Stærri fyrirtæki með hærri veltu skila VSK mánaðarlega. Skilafrestur er þá stuttur, yfirleitt innan nokkurra vikna frá lokum hvers mánaðar.

Við skráningu í dönsku VSK-skrána úthlutar Skattestyrelsen fyrirtækinu ákveðnu uppgjörsformi (árlegt, fjórðungslegt eða mánaðarlegt) út frá áætlaðri veltu. Erlend fyrirtæki þurfa að fylgjast vel með því hvort breytingar á veltu leiði til þess að uppgjörstíðni sé breytt, þar sem það hefur bein áhrif á skilafresti.

Hvað telst seinkun á VSK-skila í Danmörku?

Skil teljast seint ef VSK-skýrsla er ekki komin til Skattestyrelsen fyrir lok tiltekins skiladags, óháð því hvort um er að ræða:

• VSK-uppgjör með greiðslu (útgönguskattur hærri en innskattur)
• VSK-uppgjör án greiðslu (núllskil)
• VSK-uppgjör þar sem krafist er endurgreiðslu innskatts

Erlend fyrirtæki gera oft mistök með því að halda að ekki þurfi að skila ef engin velta eða engin VSK-skyld starfsemi átti sér stað á tímabilinu. Í Danmörku er hins vegar skylda til að skila VSK-uppgjöri fyrir hvert uppgjörstímabil, jafnvel þótt upphæðin sé núll.

Viðurlög vegna seinkana á VSK-skila

Ef VSK-skýrslu er skilað of seint eða ef greiðsla berst eftir gjalddaga geta fallið á:

• Dagsektir eða föst sekt vegna þess að skýrslu var ekki skilað á réttum tíma. Upphæðin getur hækkað eftir því hversu lengi seinkunin varir og hvort um ítrekuð brot er að ræða.
• Vextir af vangreiddum VSK, reiknaðir frá gjalddaga þar til greiðsla berst. Vextirnir eru ákveðnir af dönskum stjórnvöldum og geta verið hærri en almennir markaðsvextir.
• Viðbótarsektir ef Skattestyrelsen metur að um verulega vanframtalningu eða gáleysi sé að ræða, til dæmis ef fyrirtæki skilar ítrekað of seint eða með rangar upphæðir.

Í alvarlegum tilvikum, þar sem um kerfisbundna undanskotastarfsemi eða stórfelldar rangfærslur er að ræða, geta viðurlög náð til refsimeðferðar, þar á meðal hárrar fjársektar og í undantekningartilvikum refsingar gagnvart ábyrgðaraðilum.

Viðurlög vegna rangra eða ófullnægjandi VSK-skila

Röng VSK-skýrsla getur leitt til endurákvörðunar og viðurlaga, jafnvel þótt skýrslunni hafi verið skilað á réttum tíma. Helstu tilvik eru:

• Röng flokkun viðskipta (t.d. meðhöndlun sem undanþegin VSK þegar hún er í raun skattskyld)
• Rangur útreikningur á innskatti eða útgönguskatti
• Vöntun á skattskyldri veltu, t.d. vegna netviðskipta eða þjónustu til danskra viðskiptavina
• Ófullnægjandi eða rangar upplýsingar í rafrænum skýrslum

Skattestyrelsen getur þá:

• Endurákvarðað VSK fyrir viðkomandi tímabil og krafist viðbótargreiðslu
• Reiknað vexti á vangreiddan VSK frá upphaflegum gjalddaga
• Leggt á álagssekt sem hlutfall af vangreiddum VSK, sérstaklega ef talið er að fyrirtækið hafi sýnt af sér gáleysi eða ásetning

Endurákvörðunartími og leiðréttingar á VSK-skýrslum

Dansk skattalög heimila Skattestyrelsen að endurákvarða VSK aftur í tímann innan ákveðins fjölda ára, sérstaklega ef:

• Upplýsingar í upphaflegri skýrslu reyndust rangar
• Ný gögn eða bókhaldsgögn koma fram
• Grunur vaknar um vanframtalningu eða undanskot

Fyrirtæki geta einnig sjálf óskað eftir leiðréttingu eldri VSK-uppgjöra ef þau uppgötva mistök. Slíkar sjálfviljugar leiðréttingar eru oft metnar mildar en geta samt haft í för með sér vexti og í sumum tilvikum lægri sektir en ella.

Hlutverk dansks VSK-fulltrúa við að uppfylla tímamörk

Fyrir erlend fyrirtæki er danskur VSK-fulltrúi mikilvægur til að tryggja að:

• Rétt uppgjörstíðni sé skráð hjá Skattestyrelsen
• Allir skilafrestir séu skráðir í innri verkferla og dagatal fyrirtækisins
• VSK-skýrslur séu sendar rafrænt á réttum tíma í réttu sniði
• Greiðslur VSK berist innan gjalddaga, þar með talið í erlendum gjaldmiðlum ef við á
• Leiðréttingar á eldri tímabilum séu unnar í samráði við skattyfirvöld til að lágmarka áhættu á sektum

VSK-fulltrúi fylgist jafnframt með breytingum á dönskum reglum um skilafresti, vexti og viðurlög og aðlagar verklag fyrirtækisins að nýjum kröfum, sem dregur úr líkum á seinkunum eða röngum skilum.

Afleiðingar ítrekaðra brota og áhættustýring

Ítrekuð seinkun eða rangar skýrslur geta haft víðtækari afleiðingar en einstök viðurlög. Skattestyrelsen getur:

• Hert eftirlit með fyrirtækinu og krafist ítarlegra gagna og skýringa
• Framkvæmt bókhalds- og VSK-úttektir oftar
• Metið fyrirtækið sem áhættusamt, sem getur haft áhrif á endurgreiðslur innskatts og aðra samskiptaferla

Til að forðast slíka stöðu er mikilvægt að setja upp skýra innri verkferla, nota bókhaldskerfi sem uppfylla dönsk lög um rafræna skjölun og tryggja að ábyrgð á VSK-skýrslum sé skýr innan fyrirtækisins. Samstarf við reyndan danskan skattafulltrúa er lykilatriði í að halda sig innan allra tímamarka og lágmarka áhættu á sektum og vöxtum.

Samspil danskra skattareglna og tvísköttunarsamninga við Ísland og önnur lönd

Þegar erlendir aðilar starfa á dönskum markaði skiptir miklu máli að skilja hvernig danskar skattareglur tengjast tvísköttunarsamningum, bæði við Ísland og önnur lönd. Markmiðið með þessum samningum er að koma í veg fyrir tvísköttun á sama tekjustofni, en jafnframt tryggja að tekjur séu skattlagðar þar sem raunveruleg starfsemi fer fram.

Danmörk hefur gert tvísköttunarsamning við Ísland sem byggir á OECD-forsendum. Samningurinn skiptir skattlagningarheimild milli ríkjanna eftir tegund tekna, til dæmis launatekna, arðs, vaxta, þóknana og hagnaðar af rekstri. Fyrirtæki og einstaklingar sem starfa bæði á Íslandi og í Danmörku þurfa því að meta í hvaða ríki tekjurnar teljast upprunnar og hvort Danmörk, Ísland eða bæði ríkin hafa skattlagningarheimild.

Mikilvægur lykilhugtak er föst starfsstöð (fast driftsstað). Ef íslenskt fyrirtæki telst hafa fasta starfsstöð í Danmörku, til dæmis vegna skrifstofu, verkstaðar eða reglulegrar starfsemi á vegum starfsmanns eða umboðsaðila, á Danmörk rétt á að skattleggja þann hluta hagnaðar sem rekjanlegur er til starfseminnar í landinu. Tvísköttunarsamningurinn við Ísland kveður á um hvernig þessi hagnaður skal reiknaður og hvernig Ísland á að koma í veg fyrir tvísköttun, yfirleitt með frádrætti erlends skatts eða undanþágu að hluta.

Fyrir einstaklinga skiptir búseta og dvöl í Danmörku miklu máli. Ef einstaklingur telst heimilisfastur í Danmörku samkvæmt dönskum reglum, en jafnframt heimilisfastur á Íslandi samkvæmt íslenskum reglum, gilda sérstakar úrlausnarreglur í tvísköttunarsamningnum (til dæmis um föst heimili, aðalhagsmuni og dvalartíma). Þessar reglur ráða því í hvaða ríki viðkomandi telst „skattalega heimilisfastur“ og hvaða ríki hefur frumskattlagningarheimild á launatekjur, atvinnurekstrartekjur og fjármagnstekjur.

Launatekjur fyrir vinnu unnar í Danmörku eru almennt skattlagðar þar, nema uppfyllt séu skilyrði um tímabundna dvöl og greiðslu launa frá erlendum launagreiðanda án fastrar starfsstöðvar í Danmörku. Í mörgum tilvikum, til dæmis þegar dvöl fer yfir ákveðinn dagafjölda á tólf mánaða tímabili eða þegar launakostnaður er endurkræfur af dönsku félagi, færist skattlagningarheimildin til Danmerkur þrátt fyrir að launagreiðandi sé erlendur. Þá þarf að samræma dönsku skattlagninguna við íslenska með hliðsjón af samningnum.

Fjármagnstekjur, svo sem arður og vextir, geta verið skattlagðar bæði í heimaríki móttakanda og í Danmörku sem heimaríki greiðanda, en tvísköttunarsamningurinn setur hámark á danska heimild til að leggja á staðgreiðslu. Fyrirtæki og einstaklingar þurfa að kanna hvort hægt sé að lækka eða fella niður danska staðgreiðslu með því að leggja fram búsetuvottorð og önnur gögn sem danska skattyfirvaldið krefst.

Þegar kemur að virðisaukaskatti (VSK) gilda sameiginlegar ESB-reglur sem Danmörk hefur innleitt, en tvísköttunarsamningar ná almennt ekki til VSK. Þrátt fyrir það hefur samspil tekjuskatts og VSK mikla þýðingu, til dæmis þegar metið er hvort starfsemi teljist til sjálfstæðs atvinnurekstrar, hvort um fasta starfsstöð sé að ræða og hvernig kostnaður og innskattur skiptist milli landa. Rangt mat á þessum þáttum getur leitt til þess að bæði tekjuskattur og VSK séu ranglega skilaðir í Danmörku eða heimalandi.

Fyrirtæki sem starfa í fleiri en einu ríki þurfa að samræma danskar reglur um bókhald, skattskil og rafræna skráningu við reglur í heimalandi og ákvæði tvísköttunarsamninga. Þetta á meðal annars við um tímamörk fyrir skattskil, skyldu til að skrá sig í danska VSK-skrá, skráningu starfsmanna og tilkynningar til Skattestyrelsen. Skattafulltrúi í Danmörku getur aðstoðað við að greina hvort og hvenær tvísköttunarsamningur á við, hvaða skjöl þarf að leggja fram til að nýta samningsákvæði og hvernig best er að skipuleggja starfsemina þannig að forðast megi tvísköttun og sektir vegna rangrar meðferðar á dönskum sköttum.

Endurgreiðsla dansks virðisaukaskatts til erlendra fyrirtækja og hlutverk VSK-fulltrúa í ferlinu

Erlend fyrirtæki sem bera danskan virðisaukaskatt á kostnað sinn geta í mörgum tilvikum fengið VSK endurgreiddan frá dönskum skattyfirvöldum. Þetta á einkum við þegar fyrirtækið er ekki VSK-skráð í Danmörku, hefur enga fasta starfsstöð þar og veitir ekki skattskylda vöru- eða þjónustusölu á dönskum markaði sem kallar á dönsku VSK-skyldu. Rétt uppsetning og skjölun er lykilatriði til að tryggja að endurgreiðslan fari fram hratt og án ágreinings.

Hver getur fengið danskan VSK endurgreiddan?

Almennt geta eftirfarandi aðilar sótt um endurgreiðslu dansks virðisaukaskatts:

• Fyrirtæki með aðsetur í öðru EES- eða ESB-ríki sem eru ekki VSK-skráð í Danmörku
• Fyrirtæki utan ESB sem uppfylla skilyrði gagnkvæmni (reciprocity) samkvæmt dönskum reglum
• Fyrirtæki sem bera danskan VSK á kostnaði tengdum atvinnurekstri, t.d. hótel, samgöngur, ráðstefnur, leigu á sýningarsvæðum, þjónustu frá dönskum birgjum og ákveðnum rekstrarkostnaði

Ef fyrirtækið er þegar skráð fyrir dönskum VSK (t.d. vegna sölu til danskra viðskiptavina) fer endurheimt virðisaukaskatts ekki í gegnum endurgreiðslukerfi fyrir erlenda aðila, heldur sem innskattur í reglulegum VSK-skýrslum.

Helstu skilyrði fyrir endurgreiðslu VSK

Til að eiga rétt á endurgreiðslu þurfa m.a. eftirfarandi skilyrði að vera uppfyllt:

• Fyrirtækið má ekki hafa fasta starfsstöð í Danmörku samkvæmt dönskum og tvísköttunarsamningsreglum
• Engin skattskyld sala má fara fram í Danmörku sem krefst dönsku VSK-skráningar (að undanskildum tilvikum þar sem kaupandi ber VSK með reverse charge)
• Reikningar þurfa að uppfylla dönsk formskilyrði, m.a. með nafni og heimilisfangi seljanda og kaupanda, dönsku VSK-númeri seljanda, dagsetningu, lýsingu á vöru/þjónustu, heildarupphæð og VSK-upphæð
• Kostnaðurinn þarf að tengjast skattskyldri starfsemi fyrirtækisins í heimalandinu

Sumar kostnaðartegundir eru að hluta eða að fullu undanskildar endurgreiðslu, t.d. ákveðinn kostnaður tengdur gistingu, mat og skemmtun, bifreiðum til einkanota og öðrum blönduðum rekstrarkostnaði. Reglurnar eru ítarlegar og breytilegar eftir tegund kostnaðar.

Umsóknarferli og skilafrestir

Fyrirtæki með aðsetur í ESB sækja um endurgreiðslu dansks VSK í gegnum rafrænt gáttarkerfi skattyfirvalda í heimalandinu (VAT Refund Portal). Umsóknir eru sendar áfram til Skattestyrelsen í Danmörku til afgreiðslu. Fyrirtæki utan ESB senda umsóknir beint til Skattestyrelsen á þar til gerðum eyðublöðum.

Helstu tímamörk og lágmarksupphæðir eru:

• Almanaksár er venjulegt uppgjörstímabil, en hægt er að sækja um fyrir styttri tímabilum (minnst þrír mánuðir) ef lágmarksupphæð er uppfyllt
• Fyrir tímabil sem er skemmra en heilt ár þarf heildarupphæð VSK að vera að lágmarki um 400 DKK til að umsókn verði tekin til greina
• Fyrir heilt almanaksár er lágmarksupphæð um 50 DKK
• Umsókn þarf að berast eigi síðar en 30. september árið eftir það ár sem VSK var innheimtur

Sé skilafrestur ekki virtur fellur rétturinn til endurgreiðslu almennt niður. Það er því mikilvægt að fylgjast náið með dagsetningum og safna reikningum og gögnum jafnóðum.

Gagnaskjöl og kröfur um sönnunargögn

Skattestyrelsen getur krafist ítarlegrar sönnunar fyrir því að kostnaður sé tengdur atvinnurekstri og að VSK sé réttilega innheimtur. Algengt er að krafist sé:

• Upprunalegra eða skannaðra reikninga sem uppfylla dönsk formskilyrði
• Samninga, dagskrár ráðstefna eða annarra gagna sem sýna tilgang ferðar eða viðburðar
• Upplýsinga um starfsemi fyrirtækisins í heimalandi, t.d. VSK-númer og lýsingu á rekstri
• Staðfestingar á að fyrirtækið sé skattskylt í heimalandi (certificate of taxable status)

Vöntun á gögnum, ófullnægjandi reikningar eða misræmi í upplýsingum eru algengustu ástæður synjunar eða seinkunar á endurgreiðslu.

Hlutverk dansks VSK-fulltrúa í endurgreiðsluferlinu

Danskur VSK-fulltrúi getur gegnt lykilhlutverki í öllu ferlinu, bæði fyrir fyrirtæki í ESB og utan ESB. Hlutverkið felur m.a. í sér:

• Greiningu á því hvort fyrirtækið uppfylli skilyrði fyrir endurgreiðslu eða þurfi í staðinn að skrá sig fyrir dönskum VSK
• Ráðgjöf um hvaða kostnaður er endurgreiðsluhæfur og hvaða kostnaður fellur utan kerfisins
• Yfirferð reikninga og leiðbeiningar til birgja um rétta útgáfu reikninga til að tryggja endurgreiðslurétt
• Undirbúning og rafræna innsendingu umsókna, þar á meðal flokkun kostnaðar eftir tegund og VSK-meðferð
• Samskipti við Skattestyrelsen vegna fyrirspurna, viðbótargagna og hugsanlegra ágreiningsmála
• Eftirlit með tímamörkum, eftirfylgni með stöðu mála og staðfestingu á móttöku endurgreiðslu

Fyrir fyrirtæki utan ESB er oft skylt eða mjög ráðlegt að tilnefna danskan fulltrúa sem formlegan tengilið við dönsk skattyfirvöld, sérstaklega þegar um er að ræða umfangsmikinn kostnað eða flókin verkefni.

Ávinningur af því að nýta sér sérfræðing í endurgreiðslu VSK

Rétt meðhöndlun dansks virðisaukaskatts getur skipt sköpum fyrir heildarkostnað erlendra verkefna í Danmörku. Með því að nýta danskan VSK-fulltrúa:

• Hækkar líkur á að fá sem mestan hluta VSK endurgreiddan innan lögbundinna marka
• Minnkar hættan á formgöllum, seinkunum og synjunum frá Skattestyrelsen
• Sparast innri vinna við að fylgjast með dönskum reglum, breytingum á lágmörkum og túlkun skattyfirvalda
• Verður auðveldara að samræma danskar reglur við VSK-meðferð í heimalandi fyrirtækisins

Fyrirtæki sem reglulega senda starfsfólk, búnað eða þjónustu til Danmerkur ættu að meta hvort kerfisbundin endurgreiðsla dansks VSK, með aðstoð sérhæfðs skattafulltrúa, geti lækkað heildarverkefnakostnað verulega og bætt samkeppnisstöðu á dönskum markaði.

Sérreglur um VSK í bygginga-, uppsetningar- og verktakaverkefnum í Danmörku

VSK-meðferð í bygginga-, uppsetningar- og verktakaverkefnum í Danmörku er háð sérreglum sem eru frábrugðnar almennri sölu á vörum og þjónustu. Erlend fyrirtæki sem taka að sér verk á danska markaðnum þurfa að þekkja muninn á hefðbundinni VSK-innheimtu, sjálfsábyrgð (reverse charge) og tilvikum þar sem skráningarskylda í Danmörku verður til þrátt fyrir að viðskiptavinurinn sé skattskyldur aðili.

Hvenær gildir reverse charge í byggingar- og verktakastarfsemi?

Í dönskum lögum gildir sérstakt reverse charge fyrir tiltekna bygginga- og verktakaþjónustu. Það þýðir að í stað þess að verktakinn innheimti 25% danskan VSK af reikningnum, er það kaupandinn (viðskiptavinurinn) sem reiknar og skilar VSK í sínu uppgjöri.

Reverse charge á almennt við þegar:

• þjónustan fellur undir skilgreinda byggingar- eða verktakaþjónustu (t.d. uppsetning, viðhald, endurbætur, nýbyggingar, verkfræðileg uppsetning tengd fasteign)
• viðskiptavinurinn er skráður VSK-aðili í Danmörku (með danskt VSK-númer)
• verkið er unnið á fasteign eða mannvirki staðsett í Danmörku

Í slíkum tilvikum gefur erlendi verktakinn út reikning án dansks VSK, með skýrum texta um að um reverse charge sé að ræða, og með VSK-númeri kaupanda. Kaupandinn reiknar þá 25% VSK í sínu bókhaldi og getur að jafnaði dregið hann frá sem innskatt ef hann er fullskattskyldur.

Tilvik þar sem verktaki þarf að innheimta danskan VSK

Þrátt fyrir víðtæka notkun reverse charge eru til aðstæður þar sem erlendur verktaki verður að skrá sig í danska VSK-skrá og innheimta 25% VSK á reikningum sínum:

• þegar þjónustan er veitt til aðila sem ekki er VSK-skyldur, t.d. einstaklinga (B2C) eða tiltekinna undanþeginna aðila
• þegar verkið felur í sér afhendingu á verulegu magni efnis og búnaðar samhliða vinnu (blandaður samningur um vöru og þjónustu) og kaupandinn er ekki skattskyldur aðili
• þegar erlenda fyrirtækið er með fasta starfsstöð (fast driftsstað) í Danmörku sem tekur þátt í framkvæmd verksins

Í þessum tilvikum verður að reikna 25% danskan VSK frá fyrstu krónu, þar sem engin sérstök veltuþröskuldur gildir fyrir erlenda aðila í bygginga- og verktakastarfsemi. VSK-skráning og regluleg skil til Skattestyrelsen verða þá skylda.

Skilgreining á bygginga- og uppsetningarþjónustu

Hvort þjónusta telst til bygginga- eða verktakaþjónustu hefur bein áhrif á VSK-meðferð. Dönsk skattyfirvöld líta m.a. til þess hvort:

• þjónustan tengist varanlega við fasteign (t.d. raflagnir, pípulagnir, loftræsting, burðarvirki, þök, gluggar, gólfefni)
• um sé að ræða uppsetningu eða samsetningu búnaðar sem verður hluti af fasteigninni
• verkið felur í sér viðhald, viðgerðir eða endurnýjun á núverandi mannvirki

Hrein ráðgjöf eða hönnun án beinnar framkvæmdar á verkstað telst oft ekki til byggingaþjónustu í skilningi reverse charge, heldur til ráðgjafarþjónustu með öðrum reglum um staðsetningu og VSK-skyldu.

Staðsetning þjónustu og fasteignatengd verkefni

Þjónusta sem tengist beint fasteign í Danmörku telst veitt þar í landi, óháð því hvar þjónustuveitandinn er skráður. Þetta á við um:

• byggingarframkvæmdir og nýbyggingar
• uppsetningu og samsetningu véla og búnaðar sem festur er við fasteign
• viðhald, viðgerðir og endurbætur á húsnæði og mannvirkjum

Þetta leiðir til þess að erlendir verktakar sem vinna á danska fasteignamarkaðnum þurfa að taka afstöðu til danskra VSK-reglna, jafnvel þótt þeir séu þegar skráðir í VSK í öðru ESB-landi.

Föst starfsstöð (fast driftsstað) í tengslum við verktakaverkefni

Stór eða langvarandi bygginga- og verktakaverkefni geta leitt til þess að erlenda fyrirtækið teljist hafa fasta starfsstöð í Danmörku. Þá getur myndast:

• dönsk tekjuskattskylda af hagnaði sem tengist verkefninu
• skyldan til að skrá fasta starfsstöð með eigin danskt VSK-númer
• skylda til að halda aðgreint bókhald fyrir starfsemina í Danmörku

Mat á því hvort föst starfsstöð sé til staðar fer m.a. eftir lengd verkefnis, umfangi mannafla og búnaðar á staðnum og hvort fyrirtækið hafi varanlega aðstöðu eða verkstæði í Danmörku.

Undirverktakar og keðjuverk

Í byggingariðnaði er algengt að danskir aðalverktakar ráði erlenda undirverktaka. Þá þarf að greina:

• hvort undirverktakaþjónustan fellur undir danska reverse charge-reglu
• hvort aðalverktakinn sé skráður VSK-aðili í Danmörku og beri þá ábyrgð á VSK-uppgjöri
• hvort erlendi undirverktakinn þurfi samt sem áður að skrá sig í Danmörku vegna annarra verkefna (t.d. B2C-verk)

Röng meðferð á keðjuverkum getur leitt til þess að bæði aðal- og undirverktakar verði krafðir um vangoldinn VSK, auk dráttarvaxta og sekta.

Innskattur, kostnaður og endurgreiðsla VSK

Verktakar í Danmörku geta að jafnaði dregið frá innskatt af kostnaði sem tengist skattskyldri bygginga- og verktakastarfsemi, svo sem:

• innkaupum á efni og búnaði sem notað er í verkefnum
• leigu á vélum og tækjum
• undirverktakaþjónustu sem ber danskan VSK

Erlend fyrirtæki sem eingöngu veita þjónustu undir reverse charge og eru ekki skráð í VSK í Danmörku geta í ákveðnum tilvikum sótt um endurgreiðslu dansks VSK á kostnaði samkvæmt sérstökum endurgreiðslureglum fyrir erlenda aðila. Þar skiptir máli hvort fyrirtækið sé skráð í VSK í öðru ESB-landi og hvort kostnaðurinn tengist skattskyldri starfsemi.

Verkefnastjórnun, samningar og áhættustýring

Til að lágmarka VSK-áhættu í bygginga-, uppsetningar- og verktakaverkefnum í Danmörku er mikilvægt að:

• greina strax í upphafi hvort verkið fellur undir fasteignatengda þjónustu og dönsk lög
• staðfesta VSK-stöðu viðskiptavinar (VSK-númer, skráning í Danmörku) áður en reikningar eru gefnir út
• skrá í samninga hvernig VSK skuli meðhöndlaður (reverse charge eða VSK-innheimta)
• tryggja að reikningar innihaldi réttar tilvísanir, VSK-númer og texta um reverse charge þegar við á

Danskur skattafulltrúi getur aðstoðað við að setja upp innri verkferla, samningsmótun og reikningagerð þannig að VSK-meðferð bygginga- og verktakaverkefna sé í samræmi við dönsk lög og kröfur Skattestyrelsen.

Meðhöndlun þverlandaviðskipta innan ESB: VSK-númer, OSS/MOSS og innskattsréttur

Þverlandaviðskipti innan ESB krefjast nákvæmrar meðhöndlunar á virðisaukaskatti, sérstaklega þegar fyrirtæki utan Danmerkur selja vörur eða þjónustu til danskra viðskiptavina. Rétt notkun VSK-númers, skráning í OSS/MOSS kerfi og meðferð innskattsréttar skiptir lykilmáli til að forðast tvísköttun, sektir og bakreikninga frá Skattestyrelsen.

VSK-númer í þverlandaviðskiptum við Danmörku

Í viðskiptum innan ESB er VSK-númer (VAT-númer) kjarninn í því að ákvarða hvort beita eigi danskan VSK eða flutningi skattskyldu til kaupanda. Danskt VSK-númer er byggt á CVR-númeri fyrirtækis og hefst á „DK“ á undan tölunum. Erlend fyrirtæki sem skrá sig í Danmörku fá danskt VSK-númer sem þau nota í öllum reikningum til danskra viðskiptavina þar sem danskur VSK er reiknaður.

Við B2B viðskipti innan ESB þarf seljandi að sannreyna VSK-númer viðskiptavinar í VIES gagnagrunni ESB. Sé danskt VSK-númer gilt má í mörgum tilvikum beita reglum um flutning skattskyldu (reverse charge), þannig að danski viðskiptavinurinn gerir upp VSK í sínu eigin uppgjöri. Sé VSK-númer ekki gilt, eða kaupandi er einstaklingur, þarf seljandi oft að leggja á danskan VSK eða VSK í sínu heimalandi eftir eðli viðskiptanna.

OSS og MOSS fyrir rafræna þjónustu og fjarsölu til Danmerkur

Fyrirtæki sem selja vörur eða þjónustu til neytenda (B2C) í Danmörku innan ESB þurfa að huga að samevrópskum söluþröskuldum og mögulegri skráningu í OSS (One Stop Shop). Sameiginlegur ESB-þröskuldur fyrir fjar- og net­sölu til neytenda yfir landamæri er 10.000 EUR á ári (heildarsala til allra ESB-ríkja utan heimalands). Þegar heildarsalan fer yfir þennan þröskuld ber seljanda að leggja á VSK í heimaríki neytandans, t.d. danskan VSK þegar viðskiptavinurinn er í Danmörku.

Í stað þess að skrá sig sérstaklega í VSK í Danmörku geta mörg fyrirtæki nýtt sér OSS kerfið í sínu heimalandi. Þá skila þau einni rafrænni VSK-skýrslu fyrir alla B2C sölu til ESB-ríkja, þar á meðal Danmerkur, og skattyfirvöld í heimalandinu sjá um að endurdreifa VSK til Danmerkur. Þetta á við um:

• Fjarsölu á vörum til danskra neytenda (t.d. netverslanir)
• Rafræna þjónustu, stafræna vörur og hugbúnað sem afhentur er á netinu
• Sumar aðrar þjónustur sem falla undir OSS regluverkið

Gamla MOSS kerfið (Mini One Stop Shop) fyrir rafræna þjónustu hefur verið fellt inn í víðtækara OSS kerfi. Fyrirtæki sem áður notuðu MOSS þurfa nú að tryggja að þau séu rétt skráð í nýja OSS kerfinu og að flokkun þjónustu og staðsetning viðskiptavina sé rétt skráð til að beita réttri danskri VSK-prósentu.

Danskar VSK-prósentur og beiting þeirra í þverlandaviðskiptum

Almenn danska VSK-prósentan er 25% og hún gildir fyrir langflestar vörur og þjónustu. Danmörk hefur ekki almenna lægri VSK-prósentu eins og mörg önnur ESB-ríki, en tilteknar tegundir starfsemi geta verið undanþegnar VSK, til dæmis heilbrigðisþjónusta, menntun og ákveðin fjármála- og tryggingaþjónusta. Í þverlandaviðskiptum þarf seljandi að greina hvort:

• Um sé að ræða skattskylda vöru- eða þjónustusölu með 25% danskri VSK
• Um sé að ræða VSK-undanþegna starfsemi þar sem ekki er lagt á VSK en innskattsréttur getur verið takmarkaður
• Beita eigi reglum um flutning skattskyldu til dansks viðskiptavinar

Innskattsréttur í Danmörku fyrir erlenda aðila

Fyrirtæki sem eru skráð í VSK í Danmörku, hvort sem þau eru dönsk eða erlend, geta að jafnaði dregið frá innskatt (inngangandi VSK) sem tengist skattskyldri starfsemi þeirra í Danmörku. Þetta á við um VSK á innkaupum á vörum, þjónustu og innflutningi sem notuð eru í starfsemi sem ber 25% danskan VSK eða leiðir til viðskipta þar sem skattskylda er flutt til kaupanda.

Innskattsréttur er þó takmarkaður eða útilokaður fyrir tiltekin útgjöld, til dæmis:

• Almennan rekstrarkostnað sem tengist VSK-undanþeginni starfsemi (t.d. fjármálaþjónustu)
• Kostnað sem telst til persónulegra hlunninda starfsmanna, nema skilyrði séu uppfyllt
• Sumar tegundir gisti- og veitingakostnaðar, nema hann sé hluti af skattskyldri endursölu

Erlend fyrirtæki sem ekki eru skattskyld í Danmörku en greiða danskan VSK á innkaupum geta í mörgum tilvikum sótt um endurgreiðslu dansks VSK í gegnum sérstakt endurgreiðslukerfi ESB. Þá er yfirleitt krafist þess að fyrirtækið sé skráð í VSK í sínu heimalandi og að innkaupin tengist skattskyldri starfsemi. Danskur VSK-fulltrúi getur aðstoðað við að meta hvaða kostnaður er endurgreiðsluhæfur og sjá um rafræna umsókn til Skattestyrelsen innan lögbundinna fresta.

Samspil OSS, dansks VSK-númers og innskattsréttar

Fyrirtæki sem nota OSS fyrir B2C sölu til Danmerkur eru almennt ekki með danskt VSK-númer fyrir þá sölu og geta því ekki dregið danskan innskatt frá í OSS-skýrslum. Ef sama fyrirtæki er einnig með fasta starfsemi eða aðra skattskylda starfsemi í Danmörku, þar sem það er skráð með danskt VSK-númer, þarf að aðgreina:

• Sölu sem fer í gegnum OSS (með VSK-uppgjör í heimalandi)
• Sölu og innkaup sem tengjast danska VSK-númerinu (með innskattsrétti í Danmörku)

Röng blöndun þessara tveggja kerfa getur leitt til þess að innskattur sé annaðhvort ekki nýttur eða krafinn tvisvar, eða að Skattestyrelsen endurákvarði VSK með álagi og vöxtum. Þess vegna er mikilvægt að bókhald, reikningagerð og VSK-uppgjör séu sett upp þannig að auðvelt sé að rekja hvaða viðskipti heyra undir OSS og hvaða viðskipti heyra undir danska VSK-skráningu.

Hlutverk dansks skattafulltrúa í þverlandaviðskiptum

Í þverlandaviðskiptum innan ESB getur danskur skatta- og VSK-fulltrúi gegnt lykilhlutverki við að tryggja að:

• Rétt sé metið hvort og hvenær þörf sé á danskri VSK-skráningu eða hvort OSS dugi
• VSK-númer viðskiptavina séu sannreynd og rétt notuð á reikningum
• Innskattsréttur sé nýttur að fullu án þess að brjóta gegn dönskum reglum
• Uppgjör til Skattestyrelsen og í OSS kerfi séu samræmd og án ósamræmis

Með réttri ráðgjöf og skýrum verkferlum er hægt að lágmarka áhættu í tengslum við dönsk VSK-yfirvöld, bæta lausafjárstöðu með réttri nýtingu innskatts og tryggja að þverlandaviðskipti innan ESB við danska markaðinn séu bæði samkeppnishæf og í fullu samræmi við gildandi reglur.

Tölvukerfi, bókhald og rafræn skjölun sem uppfylla dönsk lög og kröfur skattyfirvalda

Tölvukerfi og bókhaldskerfi sem eru notuð í Danmörku þurfa að uppfylla bæði dönsk skattalög og ítarlegar kröfur Skattestyrelsen um rafræna skjölun, varðveislu gagna og rekjanleika færslna. Fyrirtæki sem eru skattskyld í Danmörku, þar á meðal erlend fyrirtæki með dönsku VSK-skráningu eða fasta starfsstöð, bera sjálf ábyrgð á því að kerfin styðji rétta VSK-meðferð, skýrslugjöf og mögulegar skatteftirlitsathuganir.

Helstu kröfur til bókhaldskerfa og rafrænnar skjölunar

Dansk lög krefjast þess að bókhald sé haldið á þann hátt að unnt sé að rekja allar færslur frá frumgögnum til ársreiknings og VSK-skila. Þetta þýðir meðal annars að:

• allar bókhaldsfærslur þurfa að vera dagsettar, númeraðar og tengdar við frumgögn (reikninga, kvittanir, samninga)
• kerfið þarf að tryggja að ekki sé hægt að breyta eða eyða færslum án þess að sjá skýra breytingasögu (audit trail)
• bókhald þarf að vera uppfært reglulega og endurspegla raunveruleg viðskipti fyrirtækisins
• mögulegt þarf að vera að útbúa sundurliðaðar skýrslur fyrir danskan VSK, þar á meðal aðgreiningu á 25% VSK, undanþeginni starfsemi og viðskiptum innan ESB

Skattestyrelsen gerir í framkvæmd kröfu um að bókhaldskerfi séu þannig uppbyggð að hægt sé að framkvæma rafrænar úttektir, flytja gögn út í stöðluðu sniði og sannreyna VSK-meðferð einstakra færslna.

Rafræn skjölun og varðveisla gagna

Í Danmörku er heimilt að geyma bókhaldsgögn og reikninga rafrænt, að því tilskildu að tryggt sé að gögnin séu læsileg, óbreytanleg og aðgengileg fyrir skattyfirvöld allan varðveislutímann. Almennt þarf að varðveita bókhaldsgögn í að minnsta kosti 5 ár frá lokum viðkomandi reikningsárs, en lengri tími getur átt við í tilteknum tilvikum, til dæmis vegna fasteigna eða langtímasamninga.

Fyrirtæki þurfa að tryggja:

• örugga geymslu gagna á netþjónum eða í skýjalausnum sem uppfylla kröfur um gagnaöryggi og aðgangsstýringu
• að rafrænir reikningar og samningar séu varðveittir í upprunalegu sniði, ásamt öllum viðaukum og samskiptum sem skipta máli fyrir skattskil
• að hægt sé að endurheimta gögn fljótt ef Skattestyrelsen óskar eftir þeim, þar á meðal fyrir eldri tímabil

VSK-meðferð og sjálfvirkni í kerfum

Til að uppfylla dönsk lög þarf bókhaldskerfið að styðja rétta VSK-meðferð fyrir mismunandi tegundir viðskipta. Þar á meðal:

• 25% almenn VSK-álagning á skattskylda vöru- og þjónustusölu í Danmörku
• rétta meðhöndlun undanþeginnar starfsemi (til dæmis tiltekin fjármála- og tryggingaþjónusta) þar sem ekki er innskattsréttur
• viðskipti innan ESB, þar sem þarf að aðgreina sölu til VSK-skráðra aðila með 0% dönskum VSK og skrá inn- og útskatt á réttan hátt
• fjarsölu, rafræna þjónustu og netviðskipti, þar sem OSS- eða innlend dönsk VSK-skráning getur komið til álita eftir veltu og tegund viðskipta

Í vel uppsettum kerfum er VSK-meðferð að mestu sjálfvirk, byggð á skilgreindum vöruflokkum, viðskiptavinum, löndum og tegund þjónustu. Skattafulltrúi getur hjálpað til við að skilgreina rétta VSK-kóða og prófa færslur áður en regluleg VSK-skilaferli hefjast.

Samþætting við danskar rafrænar gáttir og skýrslugjöf

Fyrirtæki með dönsku VSK-skráningu þurfa að skila VSK-yfirlýsingum rafrænt til Skattestyrelsen innan tilgreindra fresta, sem ráðast af veltu og rekstrarformi. Tölvukerfi ættu að styðja:

• útflutning gagna í sniði sem auðveldar handvirka eða sjálfvirka skráningu í dönsku vefgáttina
• uppgjör á VSK eftir tímabilum (mánaðarlega, ársfjórðungslega eða árlega, eftir reglum sem gilda um viðkomandi fyrirtæki)
• aðgreiningu á innskatti og útskatti, þar á meðal VSK sem ekki er frádráttarbær

Fyrir stærri fyrirtæki eða þau sem stunda umfangsmikil viðskipti innan ESB getur verið hagkvæmt að nota kerfi sem styðja beinar tengingar (API) við dönsk stjórnvöld eða sérhæfð VSK-verkfæri til að draga úr villuhættu.

Kröfur til rafrænna reikninga og sönnunargagna

Þótt erlendum fyrirtækjum sé ekki alltaf skylt að nota dönsk opinber rafræn reikningskerfi, þurfa þau engu að síður að tryggja að reikningar uppfylli dönsku formkröfur. Reikningar þurfa meðal annars að innihalda:

• fullt heiti og heimilisfang seljanda og kaupanda
• danska VSK-númerið (CVR-/SE-númer) þegar það á við
• dagsetningu útgáfu og einstakt reikningsnúmer
• lýsingu á vöru eða þjónustu, magn, einingarverð og heildarverð
• VSK-stofn, VSK-prósentu (25%) og VSK-upphæð, eða skýra tilvísun í undanþágu ef enginn VSK er lagður á

Rafræn útgáfa reikninga þarf að tryggja óbreytanleika og rekjanleika, til dæmis með notkun PDF-skjala sem eru vistuð í bókhaldskerfinu, eða með notkun rafrænna reikningsstaðla sem viðurkenndir eru í Danmörku.

Innleiðing, prófanir og innri verkferlar

Þegar erlent fyrirtæki fer inn á danskan markað er mikilvægt að aðlaga núverandi bókhaldskerfi að dönskum kröfum áður en sala hefst. Skynsamlegt er að:

• greina núverandi kerfi og meta hvort það styðji dönsk lög og VSK-reglur
• setja upp sérstaka bókhaldslykla og VSK-kóða fyrir danska starfsemi
• prófa dæmigerðar færslur (innkaup, sala, ESB-viðskipti, netviðskipti) og bera saman niðurstöður við dönsk lög og leiðbeiningar Skattestyrelsen
• skilgreina innri verkferla fyrir samþykki reikninga, skjalavörslu og reglulegt uppgjör VSK og skatta

Danskur skattafulltrúi getur aðstoðað við að setja upp þessa verkferla, velja viðeigandi kerfislausnir og tryggja að bókhald og rafræn skjölun standist væntingar skattyfirvalda í Danmörku.

Áhættustýring og innri verkferlar til að tryggja rétta VSK-meðferð í Danmörku

Áhættustýring í dönsku VSK-kerfi snýst um að tryggja að allar færslur, samningar og reikningar séu meðhöndluð rétt frá upphafi, þannig að fyrirtækið lendi hvorki í vangreiddum sköttum né óþarfa sektum. Fyrir erlend fyrirtæki sem starfa í Danmörku – hvort sem þau eru VSK-skráð þar eða selja þangað án fastrar starfsstöðvar – er mikilvægt að byggja upp markvissa innri verkferla sem taka mið af dönskum lögum og reglum Skattestyrelsen.

Greining á VSK-áhættu áður en starfsemi hefst

Fyrsta skrefið er að kortleggja hvaða tegund starfsemi fyrirtækið stundar í Danmörku og hvaða VSK-reglur gilda um hana. Það felur meðal annars í sér að greina:

• hvort sala telst til vöru- eða þjónustusölu, eða blanda af hvoru tveggja
• hvort viðskiptavinir eru neytendur (B2C) eða fyrirtæki með gilt VSK-númer (B2B)
• hvort um er að ræða fjarsölu, rafræna þjónustu eða netverslun til danskra viðskiptavina
• hvort starfsemin geti myndað fasta starfsstöð (fast driftsstað) í Danmörku

Á grundvelli þessarar greiningar er ákveðið hvort og hvenær skráning í danska VSK-skrá er nauðsynleg, hvaða skýrslur þarf að skila og á hvaða tímabilum.

Skýrar verklagsreglur um útgáfu reikninga og VSK-meðferð

Til að draga úr áhættu þarf að setja skriflegar verklagsreglur um útgáfu reikninga og skráningu viðskipta. Í þeim ætti meðal annars að koma fram:

• hvenær danskur VSK skal lagður á (25% almennt VSK-hlutfall)
• hvenær nota á undanþágur, t.d. fyrir tiltekna fjármála- eða tryggingaþjónustu
• hvernig meðhöndla á viðskipti innan ESB, þar sem viðskiptavinur er með gilt VSK-númer
• hvaða upplýsingar reikningar til danskra viðskiptavina þurfa að innihalda samkvæmt dönskum reglum

Verklagsreglurnar þurfa að vera aðgengilegar starfsfólki sem annast sölu, bókhald og innheimtu, og uppfærðar þegar breytingar verða á dönskum skattalögum eða framkvæmd skattyfirvalda.

Innra eftirlit með bókhaldi og VSK-skýrslum

Áreiðanlegt bókhaldskerfi er lykilatriði í áhættustýringu. Fyrirtæki sem starfa í Danmörku ættu að tryggja að bókhaldskerfi þeirra:

• geti aðgreint danska VSK-skylda viðskipti frá öðrum viðskiptum
• skrái innskatt og útskatt á aðskilda reikninga
• styðji rafræna skjölun og varðveislu gagna í samræmi við dönsk lög
• geri kleift að útbúa nákvæmar VSK-skýrslur fyrir tilskilin tímabil

Innra eftirlit felst einnig í reglulegum samræmingum milli bókhalds, bankayfirlita og VSK-skýrslna. Gott er að hafa verklag um að yfirfara helstu VSK-liði fyrir hverja skilafresti til að finna villur áður en skýrslur eru sendar til Skattestyrelsen.

Skilafrestir, greiðslur og viðurlög

Til að forðast álag og sektir þarf að hafa skýra verkferla um skil og greiðslu dansks VSK. Þar á meðal:

• hvaða skilatímabil gilda (mánaðarleg, ársfjórðungsleg eða árleg skil, eftir umfangi veltu)
• hvenær skýrslur og greiðslur þurfa að berast Skattestyrelsen
• hver ber ábyrgð á að undirbúa, yfirfara og samþykkja skýrslurnar

Seinkun á skilum eða greiðslum getur leitt til dagsekta, vaxta og álags. Hluti af áhættustýringu er að hafa innbyggðar áminningar í bókhaldskerfi eða verkefnastjórnunarkerfi og varakerfi ef ábyrgur starfsmaður er frá.

Þjálfun starfsfólks og samskipti milli deilda

VSK-ákvarðanir eru oft teknar utan bókhaldsdeildar, til dæmis í sölu- eða verkefnastjórnun. Því er mikilvægt að:

• starfsfólk sem gerir tilboð og samninga skilji helstu dönsku VSK-reglur sem varða þeirra starf
• samningar við danska viðskiptavini séu yfirfarnir með tilliti til VSK-áhættu áður en þeir eru undirritaðir
• upplýsingar um tegund viðskipta, afhendingarstað og viðskiptavini berist rétt til bókhalds

Regluleg fræðsla og uppfærsla á verklagsreglum minnkar líkur á röngum VSK-meðferð sem síðar leiðir til endurákvarðana skattyfirvalda.

Notkun dansks skatta- eða VSK-fulltrúa í áhættustýringu

Fyrir mörg erlend fyrirtæki er hagkvæmt að fela dönskum skattafulltrúa að setja upp og yfirfara innri verkferla. Fulltrúinn getur meðal annars:

• metið hvort núverandi verklag samræmist dönskum lögum
• aðstoðað við að skilgreina rétt VSK-meðferð fyrir mismunandi tegundir viðskipta
• fylgst með breytingum á dönskum skattareglum og uppfært verklag í samræmi við það
• verið tengiliður við Skattestyrelsen ef upp koma fyrirspurnir, athuganir eða endurákvarðanir

Með því að tengja innri verkferla fyrirtækisins við sérþekkingu dansks skattafulltrúa má draga verulega úr áhættu á rangri VSK-meðferð í Danmörku og tryggja að fyrirtækið uppfylli allar lagalegar skyldur á skilvirkan og fyrirsjáanlegan hátt.

Raunveruleg dæmi um VSK-uppsetningu fyrir erlenda þjónustuaðila á dönskum markaði

Til að sýna betur hvernig dönsk skattaráðgjöf og VSK-fulltrúi nýtist erlendum þjónustuaðilum er gagnlegt að skoða raunveruleg, einföld dæmi. Dæmin hér að neðan eru byggð á algengum aðstæðum íslenskra og annarra erlendra fyrirtækja sem starfa á dönskum markaði og þurfa að uppfylla dönsk VSK- og skattskil.

1. Íslenskt ráðgjafarfyrirtæki sem selur þjónustu til danskra fyrirtækja

Lítið íslenskt ráðgjafarfyrirtæki veitir sérfræðiráðgjöf til danskra hlutafélaga. Allir viðskiptavinir eru skráðir VSK-skyldir aðilar í Danmörku og þjónustan fellur undir almenna VSK-meðferð.

Samkvæmt dönskum og ESB-reglum um þjónustu milli fyrirtækja (B2B) telst staður þjónustunnar vera þar sem kaupandinn er staðsettur. Þjónustan er því talin veitt í Danmörku og er í grunninn skattskyld þar. Þar sem um B2B-viðskipti er að ræða er þó oft beitt reverse charge-reglu, þannig að danska fyrirtækið reiknar sjálft VSK af þjónustukaupunum.

Í þessu tilviki þarf íslenska fyrirtækið ekki endilega að skrá sig í dönsku VSK-kerfi ef:

• allir viðskiptavinir eru VSK-skyld fyrirtæki í Danmörku
• þjónustan fellur undir almenna B2B-þjónustu þar sem beitt er reverse charge
• engin föst starfsstöð er í Danmörku

Danskur skattaráðgjafi og VSK-fulltrúi metur þó hvort einhver hluti starfseminnar falli utan reverse charge-reglunnar, til dæmis ef ráðgjöfin tengist fasteignum í Danmörku eða ef þjónusta er veitt til danskra neytenda (B2C). Ef fyrirtækið byrjar að selja þjónustu til danskra einstaklinga þarf það að skrá sig í dönsku VSK-kerfi og innheimta 25% danskan VSK frá fyrsta króni veltu til neytenda.

2. Tæknifyrirtæki með uppsetningarverkefni á staðnum í Danmörku

Erlent tæknifyrirtæki selur og setur upp sérhæfð tæki hjá dönskum viðskiptavinum. Starfsmenn fyrirtækisins dvelja í Danmörku í nokkrar vikur í senn til að framkvæma uppsetningu og prófanir á staðnum.

Í þessu dæmi þarf að greina á milli:

• vörusölu (tækin sjálf)
• uppsetningar- og verkþjónustu á staðnum í Danmörku

Ef samningurinn er heildarpakki (vörur + uppsetning) og uppsetningin er verulegur hluti samningsins er algengt að heildarverkefnið teljist skattskylt í Danmörku. Þá þarf erlenda fyrirtækið að:

• skrá sig í dönsku VSK-kerfi áður en verkefnið hefst
• innheimta 25% danskan VSK af heildarverðinu, nema kaupandi sé VSK-skylt fyrirtæki og skilyrði fyrir reverse charge séu uppfyllt
• skila reglulegum VSK-skýrslum (oftast mánaðarlega eða ársfjórðungslega eftir veltu)

Ef starfsemin í Danmörku er umfangsmikil og varanleg getur myndast föst starfsstöð (fast driftsstað) í skilningi danskra tekjuskattslaga og tvísköttunarsamninga. Þá geta tekjur af verkefnunum orðið tekjuskattskyldar í Danmörku og þarf að skila dönskum ársreikningi og skattframtali.

Danskur VSK-fulltrúi aðstoðar við:

• mat á því hvort og hvenær skráningarskylda skapast
• rétta skiptingu milli vörusölu og þjónustu
• ákvörðun um hvort beita megi reverse charge gagnvart dönskum fyrirtækjum
• forvarnir gegn því að óvart myndist föst starfsstöð með tilheyrandi tekjuskattskyldu

3. Netþjónusta til danskra neytenda (B2C) – OSS og dönsk VSK-skráning

Evrópskt hugbúnaðarfyrirtæki selur áskrift að rafrænum hugbúnaðarlausnum til danskra einstaklinga í gegnum netið. Viðskiptavinir skrá sig á vefnum og greiða mánaðarlega áskriftargjöld.

Rafræn þjónusta til neytenda innan ESB er almennt skattskyld í því landi þar sem neytandinn er staðsettur. Fyrirtækið þarf því að innheimta 25% danskan VSK af áskriftum til danskra einstaklinga, óháð því í hvaða ESB-/EES-ríki fyrirtækið er skráð.

Fyrirtækið hefur tvo valkosti:

• skrá sig í OSS-kerfi (One Stop Shop) í sínu heimalandi og skila þar sundurliðun á VSK eftir löndum, þar á meðal Danmörku
• eða skrá sig beint í dönsku VSK-kerfi og skila dönskum VSK-skýrslum

Danskur skattaráðgjafi metur hvort hagkvæmara sé að nota OSS eða beina dönsku skráningu, til dæmis ef fyrirtækið:

• er þegar með aðra starfsemi í Danmörku (t.d. uppsetningarverkefni eða lager)
• vill fá endurgreiddan innskatt af kostnaði í Danmörku, svo sem hótel-, ferðakostnaði eða leigu á skrifstofurými

Ef fyrirtækið velur beina dönsku skráningu þarf það að:

• innheimta 25% danskan VSK af öllum áskriftum til danskra neytenda
• skila VSK-skýrslum innan þeirra fresta sem Skattestyrelsen ákveður, oftast ársfjórðungslega fyrir minni fyrirtæki
• gefa út rafrænar reikningar sem uppfylla dönsk formskilyrði

4. Verkfræðistofa sem vinnur bæði fjarvinnu og verkefni á staðnum

Verkfræðistofa utan Danmerkur vinnur að hönnun og ráðgjöf fyrir danskt byggingarfyrirtæki. Hluti vinnunnar fer fram í heimalandi verkfræðistofunnar, en starfsmenn ferðast einnig reglulega til Danmerkur til að taka þátt í verkfundum og eftirliti á byggingarstað.

Í þessu dæmi þarf að greina:

• hreina fjarþjónustu (t.d. teikningar og útreikningar unnir utan Danmerkur)
• þjónustu sem tengist beint fasteign í Danmörku og er veitt á staðnum

Þjónusta sem tengist beint dönskum fasteignum telst almennt veitt í Danmörku og er þar með skattskyld þar, óháð því hvort kaupandi sé fyrirtæki eða neytandi. Þá þarf verkfræðistofan oft að:

• skrá sig í dönsku VSK-kerfi
• innheimta 25% danskan VSK af þeim hluta þjónustunnar sem tengist fasteigninni

Ef danska byggingarfyrirtækið er VSK-skylt og skilyrði reverse charge eru uppfyllt getur skattaskyldan færst yfir á danska aðilann. Það fer þó eftir eðli samningsins, verkaskiptingu og því hvort erlenda verkfræðistofan telst hafa fasta starfsstöð í Danmörku.

Danskur VSK-fulltrúi aðstoðar við að:

• kortleggja hvaða hluti þjónustunnar telst veittur í Danmörku
• ákvarða hvort beita megi reverse charge eða hvort erlenda fyrirtækið þurfi að innheimta VSK
• setja upp bókhaldskerfi sem aðgreinir tekjur eftir tegund þjónustu og staðsetningu

5. Hvernig VSK-fulltrúi minnkar áhættu og kostnað í reynd

Í öllum dæmunum hér að ofan er sameiginlegt að röng ákvörðun um skráningarskyldu, VSK-meðferð eða tilvist fastrar starfsstöðvar getur leitt til:

• eftirákröfu um 25% VSK af mörgum árum
• vaxta og dagsekta vegna seinkaðra skila
• synjunar á endurgreiðslu innskatts

Með því að ráða danskan skattaráðgjafa og VSK-fulltrúa fá erlendir þjónustuaðilar:

• greiningu á því hvort og hvenær skráningarskylda í Danmörku skapast
• rétta uppsetningu á reikningagerð, VSK-kóðum og bókhaldi frá upphafi
• tryggingu fyrir því að VSK-skil, OSS-skil og samskipti við Skattestyrelsen séu í samræmi við gildandi reglur

Raunveruleg dæmi sýna að vel uppsett VSK-kerfi og skýr verkferlar í upphafi draga verulega úr áhættu á ágreiningi við dönsk skattyfirvöld og gera erlendum fyrirtækjum kleift að einbeita sér að kjarnastarfsemi sinni á dönskum markaði.

Kostnaðar- og ábatagreining: hvenær borgar sig að ráða danskan VSK-fulltrúa?

Að ráða danskan VSK-fulltrúa felur alltaf í sér beinan kostnað, en á móti kemur minni áhætta, sparnaður á tíma og oft lægri heildarskattbyrði til lengri tíma. Til að meta hvort og hvenær það borgar sig þarf að skoða bæði beinan fjárhagslegan kostnað og óbeina þætti eins og áhættu á álagningu, sektum og tafir í rekstri.

Beinn kostnaður við danskan VSK-fulltrúa

Flest dönsk bókhalds- og ráðgjafarfyrirtæki sem bjóða þjónustu sem VSK-fulltrúi fyrir erlend fyrirtæki rukka annaðhvort föst mánaðargjöld eða blanda af föstum gjöldum og tímagjaldi. Algengt er að:

• fast mánaðargjald fyrir VSK-skil og grunnráðgjöf sé á bilinu 1.500–4.000 DKK
• upphafsgjald fyrir skráningu í danska VSK-skrá og samskipti við Skattestyrelsen sé 3.000–10.000 DKK, eftir umfangi
• viðbótarþjónusta (ráðgjöf um fasta starfsstöð, samninga, endurákvarðanir o.fl.) sé rukkuð á tímagjaldi, oft 900–1.800 DKK á klukkustund

Fyrirtæki með einfalt söluflæði og takmarkaðan fjölda reikninga getur því átt von á árlegum beinum kostnaði við VSK-fulltrúa á bilinu 20.000–60.000 DKK, á meðan stærri aðilar með flókin viðskipti greiða hærri upphæðir.

Óbeinn kostnaður við að vera án VSK-fulltrúa

Ef erlent fyrirtæki ákveður að sjá sjálft um dönsk VSK-mál þarf að taka með í reikninginn:

• innri tíma starfsmanna við að setja sig inn í dönsk lög, reglugerðir og rafræn kerfi
• áhættu á mistökum í skráningu, reikningagerð og skilum
• mögulegar tafir á endurgreiðslu innskatts vegna rangra eða ófullnægjandi gagna
• áhættu á sektum, álagi og dráttarvöxtum vegna seinkana eða rangra skila

Dönsk lög heimila Skattestyrelsen að leggja á álag á vangoldinn VSK og beita dagsektum eða föstum sektum ef skil berast of seint eða eru verulega röng. Fyrir meðalstórt verkefni getur ein ranglega meðhöndluð VSK-skylda upp á nokkur hundruð þúsund DKK leitt til tugþúsunda DKK í álagi, vöxtum og viðbótarráðgjöf.

Hvenær borgar sig að ráða VSK-fulltrúa?

Í grófum dráttum má segja að danskur VSK-fulltrúi borgi sig sérstaklega vel í eftirfarandi tilvikum:

• árleg velta í Danmörku fer yfir 300.000–500.000 DKK og viðskiptin eru regluleg, ekki einstakt smærra verkefni
• fyrirtækið er með margar tegundir starfsemi (vörusala, þjónusta, uppsetning, leiga búnaðar o.fl.) þar sem mismunandi VSK-meðferð getur átt við
• viðskiptavinir eru bæði fyrirtæki (B2B) og neytendur (B2C), þar sem reglur um stað afhendingar, OSS-skil og fjarsölu geta flækst
• fyrirtækið er með starfsfólk eða undirverktaka á staðnum í Danmörku og hætta er á að teljast hafa fasta starfsstöð
• fyrirtækið tekur þátt í bygginga-, uppsetningar- eða verktakaverkefnum þar sem sérreglur um VSK og „omvendt betalingspligt“ geta átt við

Í slíkum aðstæðum er áhættan af rangri VSK-meðferð oft mun hærri en árlegur kostnaður við fulltrúa.

Ein verkefni og smærri velta – er fulltrúi samt nauðsynlegur?

Fyrir fyrirtæki sem framkvæma einstakt verkefni í Danmörku, til dæmis uppsetningu búnaðar eða tímabundna þjónustu, getur verið freistandi að sjá um VSK sjálf. Þó þarf að meta:

• hvort verkefnið kallar á VSK-skráningu í Danmörku eða hvort viðskiptavinur ber VSK samkvæmt reglum um omvendt betalingspligt
• hvort fyrirtækið þarf danskt VSK-númer til að geta dregið frá innskatt (t.d. ferðakostnað, leigu á búnaði, undirverktaka)
• hve mikill tími fer í að setja upp bókhaldskerfi og rafræna skýrslugjöf sem uppfyllir dönsk skilyrði

Ef innskattur sem hægt er að endurheimta (t.d. VSK á hótel, ferðakostnað, leigu á vinnuvélum, efni og undirverktaka) nemur tugum eða hundruðum þúsunda DKK getur það eitt og sér réttlætt kostnað við danskan VSK-fulltrúa, sérstaklega ef verkefnið stendur yfir í nokkra mánuði eða lengur.

Ábatinn af sérfræðiþekkingu og fyrirbyggjandi ráðgjöf

Ávinningur af danskum VSK-fulltrúa felst ekki aðeins í því að fylla út skýrslur. Reyndur fulltrúi getur:

• ráðlagt um rétta uppbyggingu samninga til að lágmarka VSK-áhættu og tvísköttun
• tryggt að reikningar og bókhald uppfylli dönsk formskilyrði, sem er forsenda fyrir innskattsrétti
• metið hvort starfsemin leiði til skattskyldu á hagnað í Danmörku vegna fastrar starfsstöðvar og komið í veg fyrir óvænta tekjuskattsskyldu
• fylgst með breytingum á dönskum VSK-reglum og aðlagað ferla fyrirtækisins án þess að fyrirtækið þurfi sjálft að fylgjast náið með lagabreytingum

Þessi fyrirbyggjandi ráðgjöf getur sparað verulegar fjárhæðir með því að koma í veg fyrir ágreining við Skattestyrelsen og dýrar leiðréttingar aftur í tímann.

Hagnýt nálgun við kostnaðar- og ábatagreiningu

Til að taka upplýsta ákvörðun er gagnlegt að:

1. meta áætlaða veltu í Danmörku næstu 12–24 mánuði
2. greina helstu tegundir viðskipta (vörur, þjónusta, netviðskipti, byggingarverkefni o.s.frv.)
3. áætla innri tíma og kostnað við að sjá um VSK sjálf (launakostnaður, þjálfun, hugbúnaður)
4. áætla hugsanlega áhættu (sektir, álag, vangoldinn innskattur, tafir á greiðslum frá viðskiptavinum)
5. bera þetta saman við tilboð frá einum eða fleiri dönskum VSK-fulltrúum

Ef áætlaður sparnaður í innskatti, minni áhætta og sparnaður á innri tíma er meiri en árlegur kostnaður við fulltrúa, er fjárhagslega skynsamlegt að ráða danskan VSK-fulltrúa. Í mörgum tilvikum nægir að ein ein alvarleg villa eða ein álagsákvörðun til að kostnaður við fulltrúa borgi sig margfalt.

Algengar breytingar á dönskum skattalögum og hvernig skattafulltrúi fylgist með þeim fyrir hönd viðskiptavina

Danska skattalöggjöfin tekur reglulegum breytingum sem geta haft veruleg áhrif á erlenda aðila með starfsemi í Danmörku. Þetta á bæði við um virðisaukaskatt, tekjuskatt, staðgreiðslu launa, skráningarskyldu og rafrænar kröfur til bókhalds og skilagagna. Fyrirtæki sem fylgjast ekki nógu vel með geta fljótt lent í van- eða ofgreiðslu skatta, dráttarvöxtum og sektum, jafnvel þótt mistökin séu óviljandi.

Algengar breytingar snúa meðal annars að því hvenær skráningarskylda skapast í dönsku VSK-kerfi, hvaða viðskipti teljast skattskyld í Danmörku, hvaða reglur gilda um fjarsölu og rafræna þjónustu til danskra neytenda, og hvaða formkröfur gilda um rafræna reikninga og bókhaldsgögn. Einnig eru reglulega uppfærðar reglur um OSS-kerfið fyrir netviðskipti innan ESB, skýrslugjöf um þverlandaviðskipti og hvaða upplýsingar þarf að veita Skattestyrelsen í tilkynningum og fyrirspurnum.

Skattafulltrúi í Danmörku fylgist kerfisbundið með þessum breytingum fyrir hönd viðskiptavina. Það felur yfirleitt í sér að:

• vakta tilkynningar og leiðbeiningar frá Skattestyrelsen og öðrum dönskum skattyfirvöldum
• fylgjast með breytingum á dönskum lögum og reglugerðum sem varða VSK, tekjuskatt og aðra skatta sem snerta erlenda aðila
• meta hvort nýjar reglur hafi áhrif á skráningarskyldu, skilafresti, skýrslugjöf eða reikningsútgáfu viðskiptavinar
• uppfæra innri verklag, bókhaldskerfi og skjölun þannig að þau uppfylli nýjustu dönsku kröfur
• upplýsa viðskiptavin tímanlega um breytingar sem krefjast aðgerða, til dæmis nýja skráningu, breytingu á samningsformi eða endurskoðun verðlagningar vegna VSK-meðferðar

Í framkvæmd þýðir þetta að skattafulltrúinn greinir hvaða breytingar eru aðeins formsatriði og hvaða breytingar krefjast raunverulegra viðbragða, til dæmis þegar nýjar reglur um fjarsölu eða rafræna þjónustu breyta því hvar viðskipti teljast eiga sér stað í skattalegu tilliti. Fulltrúinn getur þá aðstoðað við að laga samninga, vefverslanir, reikningskerfi og skýrslugjöf að dönskum reglum, þannig að fyrirtækið haldi áfram að uppfylla allar kröfur án truflana á rekstri.

Með því að fela dönskum skattafulltrúa að fylgjast með lagabreytingum og túlkun skattyfirvalda dregur fyrirtækið úr áhættu á rangri VSK-meðferð, seinkunum á skilum og óvæntum viðurlögum. Jafnframt verður auðveldara að nýta lögleg tækifæri til hagræðingar, til dæmis með réttri notkun innskatts, endurgreiðslu dansks VSK og hagkvæmri uppsetningu á þverlandaviðskiptum innan ESB.

Algeng mistök erlendra fyrirtækja í dönsku VSK-kerfi og hvernig má forðast þau

Erlend fyrirtæki sem hefja starfsemi í Danmörku lenda oft í sömu mistökunum þegar kemur að dönsku VSK-kerfi. Mistökin tengjast yfirleitt skráningu, rangri meðferð viðskipta yfir landamæri, ófullnægjandi skjalfestingu og seinkun á skilum og greiðslum. Með því að þekkja algengustu vandamálin er hægt að koma í veg fyrir kostnaðarsamar áætlanir, álag og sektir frá Skattestyrelsen.

1. Tafir á VSK-skráningu og rangt mat á skráningarskyldu

Algengt er að erlendir aðilar vanmeti hvenær skráningarskylda í dönsku VSK-kerfi hefst. Í Danmörku er almennt skráningarskylda þegar veltan af skattskyldri starfsemi í landinu fer yfir 50.000 DKK á 12 mánaða tímabili. Margir bíða þar til samningar eru komnir langt á veg eða innheimta hefur þegar hafist, sem getur leitt til þess að VSK þarf að greiða afturvirkt ásamt álagi og vöxtum.

Til að forðast þetta ættu fyrirtæki að greina danska markaðsstarfsemi sína áður en fyrsta reikningnum er gefinn út til danskra viðskiptavina og tryggja að VSK-númer sé til staðar í tæka tíð. Sérstaklega á þetta við um fyrirtæki sem selja þjónustu á staðnum í Danmörku, leigja út búnað eða geymslurými, eða taka að sér uppsetningar- og uppbyggingarverkefni.

2. Rangt meðhöndluð viðskipti yfir landamæri innan ESB

Önnur algeng villa er rangt mat á því hvort um sé að ræða innanlandsviðskipti, innan ESB-viðskipti eða útflutning. Fyrirtæki ruglast oft á reglum um „reverse charge“, sérstaklega þegar bæði seljandi og kaupandi eru VSK-skráðir aðilar í mismunandi ESB-ríkjum.

Dæmi um algeng mistök eru:

• VSK lagt á reikninga til danskra viðskiptavina þegar „reverse charge“ á að gilda
• Enginn VSK reiknaður í tilvikum þar sem seljandi ber í raun VSK-skyldu í Danmörku
• Röng skráning á viðskiptum í VSK-skýrslum og ESB-söluskýrslum (EC Sales Lists)

Til að forðast þetta þarf að greina hvert viðskipti út frá tegund vöru eða þjónustu, staðsetningu viðskiptavinar, flutningsstað og því hvort viðskiptavinur er VSK-skráður. Regluleg yfirferð á reikningsferlum og VSK-flokkun í bókhaldskerfi er lykilatriði.

3. Ófullnægjandi eða röng útgáfa reikninga

Danskar reglur um reikninga eru nákvæmar og Skattestyrelsen leggur mikla áherslu á að formkröfur séu uppfylltar. Erlend fyrirtæki gleyma oft að:

• tilgreina dönsku VSK-númerið sitt (CVR-/SE-númer) á reikningi
• nota rétta VSK-prósentu (algeng almenn prósenta er 25%) eða skýra ástæðu fyrir VSK-undanþágu
• tilgreina nafn og heimilisfang bæði seljanda og kaupanda
• setja inn skýra lýsingu á vöru eða þjónustu og afhendingardag

Rangar eða ófullnægjandi upplýsingar geta leitt til þess að viðskiptavinir hafni reikningum eða að Skattestyrelsen hafni innskatti. Fyrirtæki ættu að staðla reikningssnið sitt samkvæmt dönskum reglum og tryggja að allar nauðsynlegar upplýsingar séu sjálfvirkt innifaldar.

4. Rangt eða ófullkomið bókhald og skjalfesting

Mörg erlend fyrirtæki halda áfram að bókfæra danska starfsemi sína samkvæmt heimalandsreglum án þess að aðlaga sig að dönskum kröfum. Þetta getur leitt til:

• vöntunar á nauðsynlegum fylgiskjölum fyrir VSK-innskatt
• rangrar flokkunar kostnaðar og tekna í VSK-skýrslum
• erfiðleika við skatteftirlit og hugsanlegrar synjunar á frádrætti

Í Danmörku er krafist að bókhald sé rekjanlegt, gagnsætt og að gögn séu varðveitt í tiltekinn lágmarkstíma. Erlend fyrirtæki ættu að tryggja að bókhaldskerfi þeirra geti aðgreint danska starfsemi, noti rétta VSK-flokka og geymi rafræn skjöl á öruggan og aðgengilegan hátt.

5. Seinkun á skilum og greiðslu VSK

Annan algengan vanda má rekja til þess að fyrirtæki þekki ekki dönsku skilafrestina eða breytilegar skilaávikur eftir veltu. Fyrirtæki með minni veltu skila oft ársfjórðungslega, en stærri fyrirtæki má þurfa að skila mánaðarlega. Ef skýrslur eru ekki sendar á réttum tíma getur Skattestyrelsen áætlað VSK og lagt á dagsektir, álag og vexti.

Til að forðast seinkun ættu fyrirtæki að:

• skrá nákvæma yfirsýn yfir danska skilafresti
• setja upp áminningar í bókhaldskerfi eða innri verkferlum
• tryggja að nauðsynleg gögn séu tiltæk í tæka tíð fyrir hverja skýrslugjöf

6. Vanmat á ábyrgð og áhættu dansks VSK-fulltrúa

Sum erlend fyrirtæki líta á danskan VSK-fulltrúa eingöngu sem formsatriði og gera ráð fyrir að allri ábyrgð sé varpað yfir á fulltrúann. Í reynd ber erlenda fyrirtækið áfram fulla ábyrgð gagnvart dönskum skattyfirvöldum, jafnvel þó fulltrúi annist samskipti og skýrslugjöf.

Algeng mistök eru að:

• veita fulltrúa ekki fullnægjandi upplýsingar eða gögn
• láta hjá líða að staðfesta hvernig ábyrgð og áhætta skiptist í samningi
• telja að fulltrúi leiðrétti sjálfkrafa öll mistök án samráðs

Til að forðast þetta þarf skýran samning við danskan VSK-fulltrúa, regluleg samskipti og gagnsæi um viðskipti, samninga og breytingar á starfsemi í Danmörku.

7. Skortur á reglulegri endurskoðun og uppfærslu á VSK-ferlum

VSK-reglur í Danmörku geta tekið breytingum, til dæmis hvað varðar túlkun á undanþágum, skýrslugjöf eða rafrænar kröfur. Erlend fyrirtæki sem treysta á einu sinni settar verklagsreglur án reglulegrar endurskoðunar lenda gjarnan í því að ferlar þeirra verði úreltir.

Árangursrík leið til að forðast þessi mistök er að:

• láta framkvæma reglubundna úttekt á dönsku VSK-meðferð fyrirtækisins
• uppfæra innri verklagsreglur þegar nýjar leiðbeiningar eða reglur birtast
• tryggja að starfsfólk sem annast reikningagerð og bókhald fái reglulega fræðslu

Með því að vera meðvituð um þessi algengu mistök og vinna markvisst að því að koma í veg fyrir þau geta erlend fyrirtæki dregið úr áhættu, forðast óvæntan kostnað og tryggt að starfsemi þeirra í Danmörku sé í fullu samræmi við dönsk VSK-lög. Danskur skattafulltrúi getur gegnt lykilhlutverki við að greina veikleika í núverandi ferlum, setja upp rétta framkvæmd og viðhalda stöðugu samræmi við kröfur Skattestyrelsen.